企業イベントのイベント制作の流れは？
制作内容・種類・コツを紹介！

従業員向け

従業員向けのイベントは、従業員同士のコミュニケーションを深め、企業への従業員エンゲージメントを高めるために有効です。

従業員向けのイベントとしては以下が挙げられます。

• 社内表彰式・表彰イベント
• 社内運動会・スポーツフェスティバル
• キックオフイベント・社員総会
• 入社式
• 労働組合イベント

社内イベントを通して、会社への理解や目指す未来の意識統一、従業員のモチベーション向上や離職率の改善、業績アップの実現にもつながります。

一方で、定番化しているイベントも多く、マンネリ化して参加者が魅力を感じなくなり、参加率が下がりやすい特徴もあります。
JTBコミュニケーションデザインでは社内イベントの課題を紐解く「社内イベントのコミュニケーション効果に関する調査」を実施し、どのようなところに配慮すれば、効果的な従業員向けイベントになるのかをデータで導いています。

調査結果：社内イベントのコミュニケーション効果に関する調査

一般消費者向け　

一般消費者向け（BtoC）のイベントは、消費者に対する企業、製品、サービスの認知拡大や販売・集客につなげるために有効です。

一般向け（BtoC）のイベントとしては以下が挙げられます。

• 展示会
• ワークショップ
• コンテスト
• 地域交流型イベント
• フェス型イベント

一般向け（BtoC）の社外イベントではWebやSNSも積極的に活用され、主にブランディングやプロモーションを目的としています。

BtoC向けの商品・サービスを提供している企業が実施することの多いイベントで、参加人数が予測しにくい特徴もあります。

法人顧客向け

法人顧客向け（BtoB）のイベントは、新規顧客との接点獲得や既存顧客との関係強化につなげるために有効です。

法人顧客向け（BtoB）のイベントとしては以下が挙げられます。

• 展示会
• 記者会見
• セミナー・カンファレンス
• 新商品発表会
• コンベンション
• エグゼクティブラウンドテーブル

イベントを通して関係強化を図ることで、新しい提案の機会獲得や、今後の自社に対する顧客ロイヤルティを高め、継続した取引へとつなげることができます。

一方で、顧客や関係者には時間を割いて足を運んでもらうため、メリットを感じられるようなイベントでなければ効果は見込めません。
JTBコミュニケーションデザインではハイブリット形式で開催することにより、法人顧客が気軽に参加しやすくなる仕組みを取り入れました。

参考事例：ハイブリッドイベント　AIエッジ・カンファレンス&ソリューションコンテスト2021

企画を立案する

イベントの準備では、最初に企画の立案を行って企画書を作成します。

イベントのクオリティや目的達成度などは企画でほとんど決まるため、成功させるためにもしっかりと練りましょう。

企画立案で欠かせない要素となるのが『目的』『ターゲット』の2つで、まずはこれらを明確にする必要があります。

イベントの企画書を作成する際には、以下の6W2Hを盛り込むと具体的になります。

• Why：なぜイベントを開催するのか
• Whom：どんな人に参加して欲しいか
• How much：必要な予算はどれくらいか
• What：ターゲットが参加したくなるコンテンツやメリットは何か
• When：いつ開催するのか
• Where：どこで開催するのか
• Who：誰が主体となるのか
• How：どのような流れで進めていくのか

イベントを企画する際には内容を盛り込み過ぎないように注意し、ターゲットや目的に沿った企画を立てましょう。

会場計画と手配を行う

イベントの企画が具体的になったら、開催する会場の計画と手配を行う必要があります。

素晴らしい企画ができても、会場が決まらないと実施できないため、イベント規模に合わせていくつかの候補を用意しておきましょう。

ただし、会場は途中変更ができないため、勢いで押さえるのではなく、参加予定人数や交通の便なども考慮しながら選ぶことが大切です。

また、メインの会場の内容だけで決めるのではなく、控室やクロークの有無や実施できる内容（演出など）の制限、前日からの設営ができるなどかも確認し、総合的に判断して決定しましょう。

会場が決まったら、連絡して予約を確定させます。

プログラムを決定する

会場を手配できたら、イベントの企画時に決めた目的やターゲットなどに基づいてプログラムを決定します。

プログラムにはイベントの目的や当日のスケジュールを盛り込み、参加者に事前発信しておきましょう。

プログラムを決定する際には、ブレインストーミングを行い、さまざまなアイデアを出したうえで目的にあったものを選定していくのがよいでしょう。

また、社長や来賓の挨拶などをプログラムに組み込む場合は、早めに依頼しておく必要があります。

キャスティングを行う

イベントに芸能人やタレント、モデル、司会、外部スタッフなどを起用する際には、キャスティングを行う必要があります。

イベントの目的・内容やプロモーション施策のイメージに合う出演者をピックアップし、出演交渉やスケジュール調整が必要です。

キャスティングが決まらないことには告知や演出プランニングができないため、プログラムを決定する段階で行いましょう。

ツールを作成・用意する

プログラムを決定したら、必要な備品や機材などのツールを作成・用意しましょう。

例えば、社内表彰を行う際には表彰状やトロフィー、景品などを準備し、ノベルティグッズの配布を検討している場合は業者に発注する必要があります。オリジナルのデザインを施す場合には、業者との打ち合わせや、納品まで通常より長い時間を要するため、前広に準備を進めましょう。

展示会を企画している場合は、展示内容に応じて備品や設備の準備も必要となります。パネルや映像の制作、掲示するためのスタンドやモニター機材の用意が必要です。水道設備や電気設備が必要な場合は会場や施工会社との調整、火器を使用する際には消防所への届け出なども忘れずに行いましょう。

告知と集客を行う

イベントを盛り上げて効果を高めるには多くの人に集まってもらう必要があるため、集客のためのプロモーションを行います。

社内向けイベントの場合はメールやイントラ、カレンダー、案内文などで告知を行い、参加率向上のために参加するメリットや目的、内容も記載しましょう。その際に出欠を取ることで、参加者の全体数が把握でき、運営や催しをスムーズに行うことができます。

社外向けイベントの場合はデジタル広告やイベント告知サイト、チラシ、SNS、所有している顧客リストなどを使って告知します。

イベントの目的や参加者の特性に合わせて、効果的な告知手法は大きく変わるので、イベントごとに最適な告知方法を選択しましょう。

イベント運営マニュアルを作成する

イベントを開催する際は、当日スムーズに進行できるようにイベント運営マニュアルを作成しておく必要があります。

イベント運営マニュアルは、イベント準備や設営時における関係者、スタッフの動きを具体的に示したマニュアルです。

マニュアルを作成することで、関係者やスタッフは自身が当日どのような動きをしたらいいのかイメージしやすくなります。

イベント運営マニュアルに載せる内容としては、以下が挙げられます。

• イベント名、日時、会場、主催、登壇者、スポンサー企業
• 会場までの交通手段、道順、所要時間
• スタッフの組織図、配置図
• 当日のスケジュール表
• 各スタッフの担務となる業務内容とオペレーション
• 会場の見取り図、ステージのレイアウト
• 緊急連絡先
• 使用機材や備品

また、イベント運営マニュアルには個人情報も含まれるため、取り扱いには十分に注意が必要です。

なお、会場やプログラムが決まった段階で、スタッフの要員配置計画やオペレーションの策定が始まり、それに合わせて必要なスタッフ数を確保する必要があります。社内スタッフで完結する場合は、関係部署との連携や依頼、スタッフを外注する際にはスタッフ派遣会社に依頼する必要があります。外注でスタッフを用意する場合、大人数が必要となると派遣会社でも、すぐには対応ができないため、早い段階から相談をしておきましょう。

ステージ・司会進行台本を作成する

イベントのスムーズな進行を支えるために、主に司会者が使用する進行の台本です。
台本には、ステージで実施するプログラムや登壇者の紹介、タイムキープ、参加者へ伝えるアナウンス内容が記載されています。事前に伝えたい内容をしっかりと検討し、進行台本に反映することで参加者へのメッセージ性を高めることができます。

設営とリハーサルを行う

イベント運営マニュアルが完成したら、マニュアルに問題がないかをチェックし、設営やリハーサルを実施します。

マニュアルは、「スケジュールに無理がないか？」「機材や備品に問題ないか？」「人員配置は適切か？」など、関係者やスタッフで不備がないか確認しましょう。

マニュアルの読み合わせや確認ができた後は、当日のスケジュールに沿ってリハーサルを進めていきます。

会場の広さやステージのレイアウトなどは会場に足を運ばないと把握できないため、イベント会場でリハーサルを行うのが望ましいです。

リハーサルが完了したら本番に備え、当日は来場者に気を配りながらスケジュールを進行しましょう。

イベント後は報告書を作成する

イベント終了後は速やかに撤収し、後日に振り返りを行い、次回以降のイベントをよりよくするために報告書を作成しましょう。

参加者の満足度や問題点を可視化するためにも、来場者アンケートの実施をおすすめします。

また、アンケートは設営や運営に関わったスタッフにも実施し、イベントの改善点を洗い出してください。

報告書を作成する際には以下の内容を盛り込みます。

• イベントの目的
• イベントの内容
• イベントの集客方法とその効果
• イベントの目的に対する結果や成果
• 参会者やスタッフから出た課題や問題点

報告書を参考にすることで、次回のイベントをより効果的かつ効率的に行えます。

目的を明確にする

イベントを成功させるためには、何のためにイベントを実施するのか、目的を明確にすることが重要となります。

その理由は、イベントの方向性や戦略が可視化され、関係者全員が同じ方向を向くことができるためです。

また、限られたリソースを適切に配分したり、成果の測定を行ったりするためにも具体的な目的は必要となります。

目的の具体例としては以下が挙げられます。

• 従業員向け：従業員のモチベーションを高めるために社内表彰を行う
• 一般消費者向け：ブランディングのために社会貢献イベントを行う
• 法人顧客向け：新製品を多くの人に知ってもらうために展示会を行う

目的が明確になると「目的達成のためにこれは必要か？」という判断軸が生まれ、イベント設計において取捨選択ができます。

一方、明確な目的がないとイベントがどの方向を目指すか不透明となり、効率的な進行が難しくなるでしょう。

さらに、予算や時間を適切ではない部分に使用してしまい、リソースの無駄遣いにつながる可能性もあります。

参加者のメリットを明確にする

イベントを成功させるためには、イベントに参加してもらいたい対象者を決め、参加するメリットを明確にしましょう。

例えば、以下のようなメリットが挙げられます。

• 従業員向け：社内運動会で普段関わることのない他部署の人と関われる　など
• 一般消費者向け：フェス型イベントで人気ミュージシャンの歌が聞ける　など
• 法人顧客向け：新商品発表会でいち早く新商品の情報を得られる　など

また、抽選会や企業ロゴの入ったノベルティなど、イベント参加者だけが得られるような特典を準備し、満足度の向上やPRにつなげるのもよいでしょう。

単に「イベントを開催します」と周知しただけだと人は集まらないため、メリットも含めたプロモーションを行う必要があります。

イベントのプロデュース会社に依頼する

参加者が満足するイベントを実施するためには、イベントのプロデュース会社に依頼するのも方法の一つです。

イベント制作は工程が多く、せっかく時間をかけて企画しても、ノウハウがないと不発に終わってしまう可能性があります。

その点、イベントのプロデュース会社に依頼する場合は、企画から制作、運営まで一気通貫で依頼できるメリットがあります。

イベントの趣旨さえ決まっていれば、イベントのプログラムや段取り、会場手配などを任せることもできます。

また、趣旨や参加人数、演出に合わせて最適な会場を把握していることも、イベントのプロデュース会社に依頼するメリットです。

イベントの運営自体に問題がなくても、「集客の仕方がわからない」「次のイベントへのつなげ方がわからない」といったケースもあるでしょう。

このような場合も、イベントのプロデュース会社に依頼することにより、効果的な集客や未来を見据えたイベントが実現できます。