イベント企画書はどう書けばいい?書き方や構成のポイントを徹底解説
新国立競技場を活用した企業イベント事例のご紹介|JTBコミュニケーションデザイン
Withコロナがニューノーマルとなってきている昨今、少しずつ社内向けイベントはリアル開催で実施されるようになってきました。
今回は国立競技場リニューアルオープン後、大型スポーツイベントやこけら落とし以降、民間企業として初めて行った社内イベントの事例をご紹介します。
お客様からのご要望
① 労働組合グループ統合に伴い、最後にして最大のイベントを、これまでにない形で実施したい。-
② 笑いと感動をテーマに、38年間の感謝と思いやりを込めて、参加者の記憶に残る楽しいイベント企画の実施。
③ コロナ禍の影響を受け我慢が続いていた中で、久し振りにリアルで会える、特別な場の提供。
労働組合主催社内イベント
750名がリアルに来場
約400名がオンラインで視聴(YouTube Live)
▼詳しくはこちら
Last Festa ~38年間の感謝と思いやりをこめて~
新国立競技場リニューアル後、民間企業初イベント利用
記憶に残るイベントを実施したいという強いご要望をいただき、リニューアルしたばかりで話題性のある「国立競技場」を会場として提案しました。全体のコンセプトや企画制作においても、会場ならではの要素を盛り込み、記念にも記憶にも残る形でプロデュースしました。結果として国立競技場初の民間企業への解放案件となり、今後のモデルケースにもなるという事で、お客様にとっても我々にとっても特別なイベントとなりました。記憶に残る「特別感」を詰め込んだ唯一無二のイベントを演出
国立競技場のコンコースにはメニューにも拘ったケータリングと、国立競技場ならではの施策として、スポーツイベントで利用時に売店で販売されている一部のスタジアムグルメもご用意しました。国立競技場の「スポーツ」を体感いただくべく、ビールの売子さんも回遊させ、スタジアム感・特別感を存分に味わっていただけるように工夫いたしました。また、美味しい食事とお酒の合間に楽しめる企画として、縁日(射的、輪投げ、金魚すくい)を設置し、1等から3等まで昔懐かしい駄菓子やおもちゃ等を景品にしました。
「記憶」にも残り「記念として形に残るもの」をお持ち帰りいただくために、国立競技場内のならではの場所をフォトスポットとしてご用意しました。例えば、国立競技場のフィールドを活かしたゴールゲートを設置したり、サッカーの試合で選手が子供達と手を繋いで出て来る入場ゲート内には、東京2020五輪大会で使用した表彰台を設置し、その上に立って記念撮影ができるようにしました。さらに、一流のプロ選手が使用するロッカールーム内と、普段は絶対に入る事ができない場所を本イベントでは特別に開放する事ができました。それぞれのフォトスポットには、サッカー・ラグビー・陸上のレプリカユニフォームと金銀銅のメダルも設置し、既存の会場にプラスアルファの要素として特別感を演出いたしました。
「感謝」を伝えるステージパフォーマンスで「笑いと感動」をお届け
ステージ企画として、お笑い芸人(Mr.シャチホコ・アイデンティティ・R藤本・BANBAN山本)のパフォーマンスを導入し、合計103名の参加者に当たる豪華大抽選会を実施しました。
Mr.シャチホコさんには、本気ものまね・本気歌唱のステージを別途ご依頼。少しでも参加者に近い所で見ていただきたくて、参加者が座るスタンド席の目の前にサブステージを製作し、パフォーマンスしていただきました。テーマである「笑いと感動」を参加者に感じていただくよう、細かい部分にも拘った企画提案を強く意識しました。
イベントテーマへのプロデューサーの強い思いと実行力が初民間イベントを成功へ導く
来場者の交通・宿泊手配も担当するため、JTB旅行チームと連携。お客様のイベントテーマと目的をチーム内で熟考しブレストを繰り返す中で、記憶に新しい東京2020五輪大会の聖地であり、スポーツ以外、こけら落としイベントや大型アーティストイベント以外では実施されたことのない国立競技場が利用できれば、多くの方が、そもそもまだ足を踏み入れたことのない会場で自社のイベントを実施するということで、間違いなく特別感のある提案になると思い、会場との調整・交渉・手配を行いました。
丁寧なコミュニケーションでモデルケースを生み出す
今回のイベント会場が、リニューアルされたばかりの国立競技場ということもあり、企画制作を進める上での苦労もありました。何度もイベントが実施されている会場とは違い、イベントの実施に必要な様々な確認事項について、会場として明確なルール設定が無いものも多く、協議・調整をその都度しながら時間をかけて丁寧にコミュニケーションを取って物事を決めていくように注力しました。当時を振り返れば、苦労よりも、前例が無いからこそ自分達が「初めて」のイベントを創れるんだという喜びが強く、イベント実現に向け様々なアイデアや提案を行い、推進していきました。結果として、会場にも多くのご理解とご協力をいただくことができ、お客様のご希望にも沿った形でイベントを実施する事ができました。
国立競技場ならではの企画設計
国立競技場は、ホテルの宴会場等とは異なり、、巨大なスタジアムであるという部分を活かし、企画当初から、従来のイベントのようなどこか1つの場所にステージを設けそこで何か催しものをするという前提を覆し企画設計を行いました。具体的には、フィールド上やスタンド席、コンコース等、会場特性をフル活用した回遊型の空間設計と利用ができるよう企画構築を行い、会場や各関係者と調整・交渉を行いました。
また、今回は、ご来場できなかった参加者に向けて、YouTube Liveを利用してオンライン生配信も行いました。その際に、ステージプログラムだけでなく、コンコースや各フォトスポットの風景等も中継し、会場のリアルな雰囲気、参加者の笑顔など、臨場感を感じていただけるよう画作りにも工夫を凝らしました。
お客様からの声
特別な会場であり、民間開放の第1号イベントになるというだけでなく、フィールド上や一流のプロ選手が使用する入場ゲート・ロッカールーム等も開放できるという事で、とても喜んでいただけました。担当者から一言
弊社は、いわゆるイベント運営会社ではありません。お客様の課題解決や目的・ゴールを達成する為に、お客様の立場で一緒に考え・悩み、伴奏型でイベントやプロモーション等の総合プロデュースを行なっておりますので、お気軽にご相談ください。
■私たちが担当しました=============================
野口 洋一郎
コーポレートソリューション部
イベントプロデューサー
イベント業界 20年以上
前職にて有名ミュージシャンの制作やLIVE運営、某テレビ局が主催する夏の大型イベント等、様々なB to C イベントに携わる。現職では企業のキックオフや表彰式・懇親パーティー、展示会、商談会、VISIT JAPAN事業等のB to Bイベント。野球やeスポーツ等のアクティベーションイベント等も担当し、多種多様なイベントを総合プロデュース。
岡田 航輔
コーポレートソリューション部
イベントディレクター
大学、IT企業、スポーツ関連等を担当し、セミナー、周年イベント、総会等のリアル・オンラインイベント
に携わる。東京 2020五輪大会関連事業にも従事するなど幅広いイベントを経験している。