イベント企画書はどう書けばいい？書き方や構成のポイントを徹底解説

企画書の目的

イベントの企画書は、誰が見ても分かりやすくまとめることが大切です。

せっかく良いイベントでも企画書が読みづらいと、イベントのメリットや目的が伝わらず、関係者との意思疎通に時間がかかってしまいます。

また、企画書を読む側も忙しいため、完結に仕上げるのも重要です。

開催目的や規模、予算などを入れてイベントの概要が伝わるように心がけ、相手がイベントのイメージができるように仕上げましょう。

企画書の基本構成

まず、作成日と作成者などの、書類を管理するために必要な情報を記載しましょう。

次に、イベントタイトルや開催目的、概要やターゲットを入れ、開催概要（日時・場所・集客人数など）、宣伝方法、費用と予算などの企画の詳細を記します。

具体的に記入するほど、相手もイベントのイメージをしやすくなります。

最後に、宣伝方法や今後のスケジュールなどの補足情報を入れると良いでしょう。

Wordで作成する場合

イベントの内容がシンプルで、企画書に記載する内容が少なく1〜2枚で済む場合は、Wordで作成するのがおすすめです。

企画の全体像を相手に簡潔に伝えられるように、1枚にまとめた「ワンシート企画書」をつくってみましょう。

情報を取捨選択し、箇条書きなどで重要なポイントのみ記載するのを心がけてみてください。

PowerPointで作成する場合

イベントの内容が大規模で、企画書3枚以上になる場合は、PowerPointで作成するのがおすすめです。

PowerPointなら画像やイラスト、グラフや図形などの挿入機能が充実しているからです。

説明する内容が多い場合、文章にするより、視覚的にわかりやすく伝えた方が相手に伝わります。

機能を効果的に活用し、企画内容が伝わる企画書をつくりましょう。

イベントの種類や目的を考える

まず、イベントを開催する目的をじっくり考えてみましょう。

商品を多くの人にPRするか、少人数を確実に企業のファンにするかで、対象人数や開催する方法も異なってきます。

多くの人に企業の存在や商品をPRするなら、大人数が来場するイベントに出展するのも良いでしょう。

少人数なら既に商品を使用している人などをターゲットに、相手に個別に接することができるイベントが考えられます。

確実に目的を達成するために、適切な方法を選びましょう。

企画書を作成する

イベントの概要が決定したら、決裁者の承認を得るために企画書を作成しましょう。

企画書には、イベントの概要や開催する目的、達成したい目標や予算などを記載します。

その際に、具体的な目標の数字を必ず入れましょう。

例えば、新規顧客の開拓が目的なら、目標は「来場者1000人以上」のように明記します。目標を達成したときの、具体的にどのようなメリットがあるかも必ず記載しましょう。

「宣伝した商品の売り上げが伸びる」や「会員が増えて会費収入が増える」など、メリットを具体的にイメージさせるのが大切です。

決裁者の承認を得る

企画書の目的は、作成することではなく決裁者の承認を得るのが目的のため、誰にでも伝わる内容にすることが大切です。

イベントのイメージがわかる写真やイラストを使用したり、グラフなどを挿入したりして視覚的に伝わりやすい内容を目指しましょう。

また、専門用語を多用すると、専門外の人には伝わりづらいため、簡単な日本語を選び、簡潔に記載しましょう。

しかし、どれだけわかりやすく記載しても、企画書が一度で承認されない場合もあるため、

指摘されたことを修正し、ブラッシュアップを重ねて、完成度を上げるのが大切です。

目的とゴールを明確にする

企画書を作成するときに、目的とゴール（目標）を明確に決めておくのは大切です。

不明瞭なまま進めると、プロジェクトのメンバーや関係者にイベント開催する意味が伝わりません。

それぞれ勝手に目的や目標を決めたり、認識にずれが生じたりして、イベントの準備が遅延していく可能性があります。

目的とゴールが決まれば、そこからターゲットや開催規模、使用するコンテンツも決まっていきます。

そのため最初の話し合いは、目的とゴールを決めることから始めましょう。

共通認識を持ってイベントの準備に取り組めば、イベントの成功にも近づけるでしょう。

スケジュールに余裕を持つ

目的とゴールが決まったら、イベント開催までの大まかなスケジュールを設定しましょう。

イベント開催には、プロジェクトのメンバー、広告や印刷物を作成する会社や会場を貸す会社、当日のスタッフなど、多くの人が関わります。

それに応じて、予算の設定や支払いも発生します。

ときには予想もしていなかったトラブルが発生することもあるため、予定通りに進まない場合でも、焦らないように余裕をもったスケジュールを設定しましょう。

トラブルをしっかり解決して、イベントの準備を引き続き進められるようにスケジュールを調整するのも大切です。

予想される課題や問題に対して事前に解決策を書いておく

入念に準備を進めていても、イベント当日に予想もしていなかったアクシデントが発生することがあります。

例えば、公共交通機関が乱れスピーカーや登壇者が間に合わない、スタッフや参加者に急病人や怪我人が発生したり、不審者が会場に紛れ込んだりなど、さまざまなパターンがあります。

そのため、企画書を作成している段階で、発生する可能性があるトラブルをリストアップし、解決策も記載しておきましょう。

あらかじめ課題から解決策まで練っていることを示せば、何かあったときの被害が最小限に抑えられるだけでなく、関係者にイベントへの熱意や責任感があるアピールにも繋がります。

企画書の承認フローを理解し、企画が通る書き方を考える

企画書が完成したら決裁者に承認を得ましょう。

しかし、決裁者が多忙だったり、複数人いたりなど、承認されるまでのフローはさまざまです。

事前に承認フローを理解し、どうすれば承認されやすいか考えてみましょう。

自社の特徴を活かしたコンテンツにする

せっかくオリジナル性のあるイベントを考案したのにもかかわらず、企画書面にてアピールできなければ勿体ないです。

今まで開催したイベントや他社と何が違うのか、自社の特徴や強みを活かせた点はどこかなどの情報を、忘れずに記載しましょう。

競合他社が開催したことがないイベントや、ストーリー性が強ければ、他社に対して差別化を図れます。

独自のストーリー性があれば、自社にしかできないイベントとして、継続して開催される可能性があります。

自社の特徴や強みを活かしたイベントにして、決裁者にしっかりアピールしましょう。

予算と使途を明記し、費用対効果を算出する

イベントの予算に関する情報も記載が必要です。

開催にかかる費用と使途や、開催によって達成される数値目標（KPI）を示しましょう。

使途は、宣伝費や会場費、人件費や交通費など、詳細を表にして示すとわかりやすいです。また、民間の会社の場合、明確な費用対効果を提示するのは非常に重要です。

限られた予算内で効果をあげることを証明するため、納得のいく費用対効果を算出して記せば、決裁者も納得するでしょう。

会社に不利益のないように、企画書段階で具体的な効果を証明できるようにしましょう。

資料を添付する

イベントを開催する際はROI(ROMI)を意識して企画書に明記しましょう。

ROI(ROMI)は投資に対してどれだけの利益を得られたかを指す指標になり、ゴールとしては利益、社員のモチベーションの向上などさまざまなものが挙げられます。

その中でも利益に関しては、根拠を元に算出して具体性を挙げることが欠かせません。

資料を作成する際は、ROI(ROMI)を意識して記載することで、得られる収益の予測がしやすくなります。

収益の見積りを立てて、イベントを開催する意味を示しましょう。

イベント関係者の組織図を作成し、運営体制を明記する

イベントが大規模で関係者数が多いときは、運営体制を明記した組織図を作成しておくと役立ちます。

関係者それぞれの役割を明確にすれば、イベントまでの準備や当日の流れがスムーズになるでしょう。

特にイベント当日は、予想もしないことが発生して混乱する可能性があります。

備品やコンテンツ、予算や参加者対応など、各領域のリーダーを決めておけば、余計な混乱を防げるでしょう。

他にも、全体の管理をする全体統括者も決めておく必要があります。

事前に決めておくことで、余計な混乱を防ぎ、スケジュール遅延や抜け漏れが発生しないことを示して、決裁者を安心させましょう。

イベント後の効果測定方法を記載しておく

イベント後の効果測定方法も、忘れずに記載しておきましょう。

効果測定の指標には、定量指標と定性指標があります。

定量指標とは、メディアへの掲載数や露出量、売上額、来場者数、来場者の満足度などの数字で表せる指標です。

一方、定性指標とは数字で表せない指標をいい、メディアでの掲載内容やブランドのイメージ、業界内外での評価などが該当します。

ブログやSNSでの意見も有力なデータになります。

効果測定結果を記載すれば、イベントの良かった点や反省点を客観的にも判断でき、次回のイベントで活かせるでしょう。