社員表彰や周年などのインセンティブイベントは海外で！
ハワイでの実施事例をもとに、特別感・非日常感を演出できる海外イベントを紐解く

社員のモチベーション・エンゲージメント向上のため、特別な環境で社員に感謝を伝えたい、インパクトのある報奨（インセンティブ）イベントを実施したいと思っている企業様が、アフターコロナの今、増えています。今回は、2024年に社員に大人気のハワイで開催された社員表彰式、周年パーティーに関わったJTBコミュニケーションデザイン（JCD）イベントプロデューサーの紺屋と吉田が、海外イベントを実施する際のポイントや日本との違いについて語ります。

ハワイならではの演出・コンテンツとは

私が携わったのは、企業の創立100周年をお祝いする周年イベントです。100周年という大きな節目で社員やそのご家族を招待し、のべ5,500名が参加する大規模なイベントでした。会場は、ビーチが目の前という絶好のロケーションにあるヒルトン・ハワイアン・ビレッジで開催されました。

私は別の企業の社員表彰式に携わったのですが、表彰された社員の方のご家族も含めた約200名の方が参加されていました。こちらの企業は毎年ハワイで表彰式をされていて、今年の会場はアメリカ合衆国にある唯一の宮殿、イオラニ宮殿でした。特別感のある厳かな空間で、参加者の皆様はハワイの正装であるアロハシャツに身を包み、レイを首から下げるハワイ感満載の装いで参加され、屋外ということも相まって開放的な雰囲気のパーティーとなりました。

私が参加したイベントも、ゲスト、スタッフともにアロハシャツで、堅苦しい雰囲気はありませんでした。オープニングはオペラの独唱で始まり、会長、社長のご挨拶のあとにフラダンスやポリネシアンダンスが披露され、フラダンスでは参加者のお子さまがステージに上がって一緒に踊るという演出も。その他、バンドの演奏や抽選会があり、パーティー終盤にはホテルと連携して花火も上げました。とにかく社員の皆さんが喜ぶような企画が盛りだくさんで、会場全体がハワイらしい雰囲気で包まれていました。

こちらは古典フラダンスのオープニングで始まり、ハワイアンルアウショーの力強いパフォーマンスなどがあったので、ハワイに来た実感をより強く感じていただけたと思います。主催挨拶、乾杯の後に表彰式があり、LEDスクリーンに祝福コメントが映し出される演出もありました。LEDスクリーンを入れた理由は、通常のプロジェクターでは輝度が低く、屋外だと見えにくいためです。さらに、シーンごとにライトを動かして会場を彩るムービングライトを使った演出も取り入れました。ムービングライトは、オープニングやランクの高い表彰のときに使うと、他のシーンとの差別化を図れます。また、屋外ということで参加者にバブルガンをお渡しすると、皆さん泡だらけでDJの音楽に合わせて踊りながら盛り上がっていて、日本国内のホテルではなかなか見られない光景でした。

非日常を演出できる海外でのイベント開催
日本とハワイとの違いとは？

海外イベントのメリットは、やはり非日常感だと思います。海外のその土地らしい演出によって周年イベントや表彰式をより一層特別なものにすることができます。国内でもさまざまなやり方はありますが、日本で行うイベントとはまた違った雰囲気を演出できますし、企業側の社員の皆さんに対する想いもより特別な形で表すことができます。

国内の表彰式ですと、近隣であれば当日表彰式に出席してすぐに帰る場合が多いですが、海外となると、少なくとも2泊以上の時間が必要です。自由時間も多いので、旅行気分で観光も楽しめます。また、ハワイのように開放的な気持ちになれる土地では、コミュニケーションの取り方がオープンになり、親睦もより深められたようでした。

一方で、現地スタッフとの連携はチャレンジングな機会でもあります。例えば、 現地の会場とやり取りをしていると返信がすぐに来ないこともありますが、それも現地の文化や業務の進め方の違いを理解する貴重な機会と捉えています。また、現地のスタッフは、アメリカの労働法により、1日働いたら次に働くまで12時間空けなければいけないというルールがあります。日本なら夜までリハーサルをしても、次の日の朝から本番ができますが、アメリカではそれはできません。国内よりも実施難易度が上がるので、経験豊富なイベントプランナーが担当することが重要ですね。

日本から派遣できるスタッフの人数も渡航費も限られるので、1日の段取りや組み立てはより丁寧に実施する必要があります。現地の方は日本語で書かれた台本を読めないため、今回は、台本をもとに照明や音響の指示出しのポイントをわかりやすく記載したCue Sheetを別途作って対応していました。また、日本ではありえないような想定外のハプニングが起こることもあります。文化の違いなどを把握した上で、事前のコミュニケーションを大切にし、トラブルが起こった時の判断力を身につけておくことが大切だと感じています。

予算肥大化の懸念は実施手法の工夫で解決

海外イベントを実施するとなると、気になるのが予算ですよね。やはりある程度の予算の確保は必要ですし、現在は円安などの影響を受けて実施のハードルが高いと感じることもあるかもしれません。 今回私が参加した周年イベントでは、旅費の一部を社員にも負担してもらいました。このような工夫により、海外でのイベントも手が届きやすくなると思います。

表彰式の場合は、社員全員の参加が難しくても、参加者を選抜する形で実施すれば、「表彰されれば海外に行ける」という目標にもなる上、会社の表彰制度としてもより良い循環を生み出せると思います。

以前、韓国・仁川にあるパラダイスシティという大型ホテルで表彰イベントを行ったときも、成績の良い社員を選抜して招待するという形でした。イベント自体の総額は日本で実施するより高くはなりますが、韓国は機材費が安く、日本だと高くて使えない機材を使うことができます。為替相場のタイミングにもよりますが、アメリカなどといった他国でやるより韓国はお手頃に実施ができる印象です。

JCDだからこそ実現できるワンストップサービスと
モチベーションアップにつながる海外イベント

ハワイには同じJTBのグループ会社であるMC＆Aがあるので、スタッフィングを含めて制作や運用がスムーズに行えることが、JCDの強みの一つです。イベントを開催するための業務は多岐に渡りますが、海外イベントは特に、現地とのコネクションが重要です。

海外でイベントをするには、フライトや宿泊するホテル、現地でのバスなど旅行手配も必要になります。JCDはグループとして、JTBの旅行部門と連携し、表彰式以外の過ごし方のご提案など、インセンティブ旅行全体のトータルコーディネートが可能です。JTBグループとしてのネットワークを上手く活用し、お客様が抱えている課題に対して企画から実施、効果検証や次回に向けた改善策なども含めたワンストップでのご提案が可能です。

また、私たちの部署は「モチベーションイベント局」と申しまして、文字通り社員の皆さんのモチベーション向上に貢献するためのインナーイベントに特化して、長きに渡り事業を行ってまいりました。そのため、経験豊富なイベントプロデューサーも数多く在籍しています。私は企画フェーズからお客様のイベント案件に携わることが多く、マンネリを打破をするためのプログラムや、「今までやったことがない」コンテンツなど、お客様にとって新しい視点のイベントをご提案することを心掛けています。またステージ空間や演出など、イメージを膨らませるところからお手伝いさせていただきます。

紺屋さんは企画のレベルが高いですよね。私はオールマイティーなタイプです。企画からイベント当日までの制作段取りまで、全体的に安定して対応できるのが強みなので、まずはご相談いただければと思います。

イベントはお客様の課題を解決するための手段
目的達成までしっかりと伴走する

海外イベントを開催したいという思いをお持ちでしたら、具体的なイメージが固まっていない段階でも、課題を踏まえて一緒に考えていくところからお手伝いさせていただきます。

「こんなことをしたい」と思い描いていることがあれば、ぜひお話しください。具体的なイメージがない場合でも我々は必ず形にしますし、意義のあるイベントを実施いたします。イベントは打ち上げ花火のようにやって終わりではなく、目的を達成するための手段です。効果を見い出だせるところまでしっかりと伴走いたしますので、まずはお問い合わせください。

紺屋 可那子　
モチベーションイベント局

2017年JCD入社。試薬メーカー、住宅メーカー、IT、保険、不動産など幅広いクライアントを担当。インナーコミュニケーションに関わるイベントを基軸として、ブランディング映像のプロデュースやCIの開発など、クリエイティブ制作やコミュニケーションプランニングの領域も扱う。

吉田 翔　
モチベーションイベント局

2018年JCD入社。リアル・オンライン問わず、幅広く経験を積む。主にキックオフ、内定式・入社式、表彰式、周年、株主総会、ファミリーイベントの企画～制作や、社員間コミュニケーション活性化のための社内イベントなどを担当。