講演会運営で培ったノウハウを、すべてのイベントへ。選ばれ続けるJCDの伴走力とは

イベントやセミナー・カンファレンスを一つの形にするまでには、会場や登壇者との調整、進行設計、当日の運営など、数多くの準備が必要です。急にイベント担当を任せられ「できることなら専門家に頼みたい」と考える方も多いのではないでしょうか。

一方で、開催経験を重ねている企業であっても、「内容が似通ってきた」「これまでとは違う企画にしたい」といった課題を抱えることがあります。イベント運営会社には、単に業務を代行するだけでなく、顧客の状況を理解し、一歩先の提案を行う力が求められます。

そうした顧客の期待に応えてきたのが、関西圏で数多くのイベントを手がけるJTBコミュニケーションデザイン ミーティング＆イベント第一事業局(以下ME1局)営業二課です。今回は、現場を支える中島と大友に、多くの顧客から継続的に選ばれ続ける理由や、イベントを成功に導く伴走・提案のあり方、その品質を組織として支える仕組みについて伺いました。

イベント開催は、なぜこんなに大変なのか

――イベントを開催するにあたり、お客様がもっとも大変だと感じるのはどのような部分でしょうか。

大友
何より大変なのは、お客様の多くが「通常業務と並行してイベントを担当している」点ですね。イベント専任ではないため、専門外の業務を多忙なスケジュールの中で進めなければなりません。

「何から手をつければいいのかわからない」「前例や社内に聞ける人がいない」という状況に陥りやすいのが、ご担当者様の大きな負担になっています。

――業務量の多さに加えて、お客様が抱える不安や課題にはどんなものがありますか。

中島
例えば製薬会社様の講演会では、お招きする対象がドクターになります。そのため、「失礼があってはならない」と、強いプレッシャーや緊張感を抱えながら臨まれる方が非常に多く見受けられます。

プログラム内容や進行、当日の運営クオリティはもちろん、お食事の内容や会場での細かい配慮に至るまで多角的な気配りが求められるため、失敗が許されないというプレッシャーを常に感じていらっしゃる方が多い印象ですね。

大友
また、製薬会社の講演会では、業界特有のルールやコンプライアンスへの配慮も欠かせません。年々遵守事項が緻密化するなか、ご担当の皆様は「何が許され、何がリスクになるのか」という判断に多大なエネルギーを費やされています。

決められた厳格なルールやコンプライアンスを守りつつ、限られた制約の中でいかに製品の魅力を発信するかに悩まれている方が多いですね。このような制約の中で、いかに参加者に刺さる内容を提案できるかが私たちの価値であり、また腕の見せ所でもあります。

選ばれ続ける理由は"一歩先"にある。顧客に寄り添う伴走力

――イベント開催にあたり、業務の始まりから終わりまでどのように進行していくのでしょうか。

中島
既存・新規にかかわらず、まずはヒアリングからスタートします。イベントの位置づけや目的、予算、伝えたいメッセージを整理し、プランニングと見積もりを作成します。

受注後は定例の打ち合わせを重ね、案内状のデザイン、ステージ装飾、食事メニュー、進行台本や運営マニュアルの作成など、膨大な準備を一つひとつ確定させていきます。当日も想定外の出来事に備え、確認を取りながら現場を進行します。

――その中で、JCDとして大切にしていることは何でしょうか。お客様をサポートする際に大切にしている視点や考え方を教えてください。

大友
お客様から提示された条件だけで進行すると、毎年開催されているイベントなどは、どうしても内容がマンネリ化してしまいます。だからこそ、企業の背景や組織の状況まで深く理解したうえで、「このイベントで本当に実現したいことは何か」を考えることを大切にしています。

例えば以前、ご担当の方が演出面の華やかさを重視して企画や会場を検討されていたものの、上層部の決裁者の意向となかなか合わず、社内承認が進まないケースがありました。そこで、イベントの目的や決裁者が重視しているポイントを一緒に整理し、「この方向性の方が、本来の目的に合っているのではないでしょうか」と率直にご提案したんです。

一度膝を突き合わせて話し合い、従来とは全く違う切り口の会場やプログラムをご提案したところ、非常に納得していただけました。

こうして遠慮なく本音で話し合い、相手の懐に飛び込んで話ができるのは、どこか距離感が近くて温かみのある関西に基盤を持つ我々ならではだと思いますし、「お客様の真の目的を達成するために」という前提で、時には一歩踏み込む勇気を持つことが大切だと考えています。

中島
演出面においても、単に型に当てはめるのではなく、企業様の方針や講演会の趣旨を自分なりに噛み砕いて世界観やテーマを設計します。一見関係のない突飛なアイデアから構想を広げることで、毎回同じ内容にならないような演出企画をご提案することもあります。

――「講演会を通じて実現したい本質を一緒に探る」とのことですが、お客様との関係構築において、意識されている工夫や取り組みはありますか。

中島
お客様をよく「観察」することですね。単に業務を代行するだけでなく、先方がどのようなサポートを求めているのかを多角的に分析するようにしています。

例えば、「自社の方針が明確にあるので、指示通りスムーズに進めてほしい」というタイプの方もいらっしゃれば、「イベント運営に不慣れなので、プロの立場からリードしてほしい」というタイプの方もいらっしゃいます。

そのため、私たちはお客様の表情や反応、言葉の端々から、どのような関わり方を求められているのかを丁寧にくみ取るようにしています。関西のお客様とお話ししていると、打ち合わせの中で本音に近い言葉が自然と出てくることもあります。

そうした空気感を逃さず、「このご担当者様には、先に全体像を整理してお伝えした方がよい」「この場面では、こちらから選択肢を提示した方が動きやすい」といったように、相手が一番動きやすいトーンや進め方に微調整しています。

大友
少し時代遅れと感じる方もいるかもしれませんが、微妙なニュアンスや、言葉にされない懸念点は、直接顔を合わせることで初めて理解できると考えています。そのため、「初回は必ず対面で打ち合わせをする」ことを大切にしています。

また、自社の管轄外の業務であっても「お客様のためになるか」という一貫した視点で全体を捉え、お客様にとって耳の痛い話であっても、改善の提案やアドバイスを行うことがあります。

もちろん、相手の意向を最大限に尊重した上で行いますし、お客様が望まない無理な介入は決して行いませんが、「観察」と「一歩先の提案」という、プロとしての誠実な積み重ねが、お客様との長年の強固な信頼関係を支えていると考えています。

担当者が変わっても、品質がブレない。それを支える"仕組み"

――「観察」による本質の見極めや一歩先の提案は、「その担当者だからできるのでは?」と思われることもあります。誰が担当しても安定した品質を提供できるのはなぜでしょうか。

大友
私たちの部署では、1人の担当者に案件を完結させず、必ず複数のメンバーでチームを組んで現場に入ります。これは役割を分けるためだけの体制ではなく、他者のノウハウや視点を共有し合うことで、現場での対応力を組織全体で高めていくための取り組みです。

また、突発的な事態に対しても互いにフォローし合える体制があることは、お客様にとっての"セーフティネット"であり、「誰が担当しても同じ高いパフォーマンスが得られる」という安心感に直結していると考えています。

中島
組織として「目指すべき基準値」を常に高い位置で共有している点も強みです。部署内のコミュニケーションが非常に活発で、我々の部署では月に一度「事例共有会」を開催しています。このような日常的なミーティングを通じて成功事例や改善点、あるいは厳格なルールへの対応策までが常にアップデートされています。

このため、経験の浅い社員や中途入社者であっても、個人の感覚に頼ることなく、組織が培ってきた高い品質基準をブレずに踏襲できます。こうした「組織知」がベースにあるからこそ、属人化によるクオリティのバラツキを排除でき、結果としてお客様に安定した価値を提供し続けられていると感じています。

――品質を維持する仕組みとして、中島さんが業務マニュアルを整備されたそうですね。言語化が難しい領域かと思いますが、どのような課題意識から作成されたのでしょうか。

中島
私自身が中途で入社した際、業界特有のルールや事務手続き、業務フローが明文化されていれば、教える側も教わる側も負担を軽減できると感じたのがきっかけです。先輩の手を止めることなくスムーズに業務を理解し、クオリティを底上げしたいと考え、業務の合間を縫って作成しました。

――工夫されたポイントについて、差し支えない範囲で教えていただけますか。

中島
全30ページほどの構成で、社内業務の年間スケジュール、イベントの基礎知識、講演会に特化した全体フローや注意点、顧客ごとの事務ルールなどを網羅的に整理しています。ポイントは分厚すぎて誰も読まなくなるのを防ぎ、要点をまとめた「型の標準化」を図った点です。

――マニュアルをご覧になった際、大友さんはどのように感じられましたか。

大友
「こういうものがあったらいいな」と誰もが思いつつ手をつけられていなかったものが、一気に可視化されたので本当に驚きました。現場トラブルが起きやすい運営面の注意点などが補完できる、若手や新入社員がすぐに活用できる組織の財産になっています。

仕組みがあるから、提案に深く向き合える

――品質の標準化やマニュアルの存在によって、お客様が受け取る価値やメリットはどう変化しましたか。

大友
もともと私たちの部署には、チーム制による相互フォローの文化があり、どの担当者がついた場合でも一定のクオリティを担保できる土壌がありました。

加えて、これまで個人の経験則に頼っていた部分が標準化されたことで、品質のバラツキはさらに排除されています。マニュアルを作成したことで、安定した品質を提供できる体制がより盤石なものになったと実感しています。

中島
お客様とのコミュニケーションにおいても、少しずつ変化を実感しています。これまでは細かい確認事項のやり取りが頻繁に発生していましたが、基本フローやルールが明文化・整理されたことで、確認のやり取りが大幅に削減されました。

その結果、私たちもお客様への回答や手配までのリードタイムが短縮され、精神的なゆとりが生まれました。この余裕によって、単なる業務代行に留まらず、本質的な企画のブラッシュアップや、お客様一人ひとりの個別ニーズに深く向き合う時間を、以前よりも手厚く確保できるようになっています。

「型」を磨き、想いを形に。関西企業のイベントパートナー

――今後、この標準化の仕組みや組織の強みをどのように発展させていきたいですか。

中島
今回作成したマニュアルは、武道でいう「型」のようなものだと考えています。 しっかりとした型があることで、基本となる手配や確認といった「ゼロから考えること」を減らすことができ、組織として"当たり前"とされるクオリティの基準を一段高く保つことができます。

この型を土台として個々が現場経験を積み上げることで、本質的な価値をお客様に提供するプロフェッショナルへと成長していく。そんな、個の研鑽が組織の提供価値を押し上げるポジティブな循環を加速させていきたいですね。

大友
マニュアルを通じて業務の全体像を俯瞰することで、現場での一挙手一投足に対する「気づきの解像度」が高まります。メンバー一人ひとりの視野が広がれば、組織としての対応力も自然ともっと伸びていくはずです。

こうした学びをチーム全体で共有し、日々の現場で活かしていくことで、これからもお客様の期待をひとつひとつ超えるような価値を提供し続けたいと考えています。

――最後に、イベントやセミナー・カンファレンスなどの開催を検討している関西圏のお客様に向けてメッセージをお願いします。

中島
イベントの担当に任命されて不安を感じている方や、毎年開催していてマンネリを打破したいという方も、どうぞ気軽にお声がけください。

私たちは単に業務を代行するだけではありません。お客様が心の中で大切にされている思いや、背景にある組織の課題まで深く理解し、成功に向けて共に歩むパートナーとして伴走させていただきます。

大友
「まず何から手をつけたらいいのかわからない」という真っ白な状態からでも、全く問題ありません。

製薬会社の講演会のような厳格さが求められる現場から、社内表彰式や周年事業まで、私たちが培ってきた実績と仕組みを持ってしっかりとリードいたします。皆さまの頼れるイベントパートナーとして、いつでもご相談をお待ちしております。