コニカミノルタ株式会社 様 【企業イベント】定時株主総会：ハイブリッド型バーチャル株主総会

「おもてなし」と「対話」を重視する姿勢

堀内氏／元々私は開発畑出身なのですが、社歴を重ねる中で情報機器管理部門や法務・総務関連の仕事に徐々にシフトしていきました。株主総会に関わるようになってからは、今年で8年目です。この仕事を通して実感しているのは、弊社は株主や投資家の皆さまの期待に応えるために、最大限努力する姿勢があることだと思っています。株主総会においても「コニカミノルタグループ行動憲章」の「企業情報の適時かつ公正な開示」という理念に基づき、積極的にIR活動を行なってきました。さらに「おもてなし」と「対話」を重視する姿勢を株主総会では貫いております。端からみていると“そこまでやるのか”と言われることもしばしばです。それでも私たちにとっては当たり前のこととして、グループ全体の活動を正しくご理解いただけるように情報発信をしています。

西村氏／私は2008年に本社（丸の内）の法務総務部に配属になって以来、主に株主総会担当としての仕事をしています。この12年間担当として業務を担ってきましたが、気がつくと部署では一番の古株になっていました。当社のIR活動としては従来の証券アナリストや機関投資家向けに四半期ごとに決算説明会を開催。個人投資家向けにも積極的な説明会を行なっています。そのなかで最近ではIRにおける財務情報だけでは、投資の意思決定がなされていないと感じております。だからでしょうか。弊社でもSDGsやESGといったCSR活動の情報開示の割合が、年々ウエイトを占めるようになってきました。

株主・投資家の満足度を上げるための社内改革

堀内氏／JCDさんには2016年から株主総会の企画・運営をお願いしてきました。それまではきちんと法定どおり株主総会を取り仕切ることに主眼を置いていましたが、JCDさんが加わり、“来場株主の満足度を上げる”というテーマを掲げ、新しい視点で様々な提案をいただきました。

総会それ自体の運営方法から、登壇する役員たちの所作や視線、話し方、それこそマイクの持ち方まで、専門の講師による役員全員へのワークショップなどを事前に開催頂きました。私自身もそうですが、今まで弊社では経験のない数々のアドバイスはとても新鮮でした。

また株主総会に出席された株主様へ、当社への理解をより一層深めていただくために、当社グループの商品やサービスの展示を行い、ご出席いただけない株主様には、総会当日の報告事項の動画をウエブサイトに掲載するなど、様々な施策を提案してもらっています。
 
西村氏／来場した株主様が“おもてなしを受けた”と思えるように、株主総会を変えていく。この変革への取り組みこそが、弊社社内改革方針の「TRANSFORM」とも一致したのです。さらに付け加えるなら、弊社では株主・投資家の皆様との「対話」を重視しております。

弊社の株主様は5万9,587名（2020年３月現在）です。このうち株主総会に参加される方はほんの僅かですが、来場された皆様に、総会で直接経営陣と対話していただくだけでなく、技術者や現場スタッフと直に話ができ、最新の技術を手に取って実感してもらえる展示コーナーを設置するといった企画は、JCDさんならではのノウハウが随所に活かされていたと思います。それがコロナ禍でも変わらぬ株主満足度につながったのではないでしょうか。

JCD提案で行なった初めての接遇研修について

西村氏／本年は残念ながら展示会は中止いたしましたが、2016年からJCDさんに入っていただき、株主様への「対話姿勢」を印象付けるために、専門の講師から展示説明員に接遇研修を受けました。お出迎えの姿勢、挨拶の仕方、お声がけの方法、視線配りまで、いずれも基本的な接遇の仕方についてレクチャーを受けたのですが、これが「対話姿勢」をより明確に具現化できたと、社内はもとより株主様からも高い評価をいただきました。

堀内氏／株主様へのホスピタリティの向上という、弊社の株主総会運営方針に即したご提案だったと思います。

非連続な変革、変えるマインドがあるから受け入れられた

堀内氏／新型コロナウイルス感染症が拡大する中で、第116回定時株主総会開催となった今年。１月の段階で、私たちの危機管理業務の中でも今年の株主総会はどうするのか、話題に上がっていました。月日が経つにつれ、世界的にも感染が拡大してきました。そこで弊社では、まずは他社の３月開催総会の情報収集を徹底的に行い、コニカミノルタとして対応すべき事項をリスト化。さらに実施内容の優先順位付けや実現性の検証、スタッフ割り当ての見直しなどを行いました。海外の子会社を中心に会計監査が進まないといった懸念もあり、予定通りの株主総会が開催できるかどうかといった心配もありました。そのような様々な課題があるなかで、経営陣に「新型コロナウイルス感染症防止策を踏まえた株主総会運営」の提案・承認作業を進めてきたのです。
 
西村氏／JCDさんからハイブリッド型バーチャル株主総会の提案が早い段階からありましたね。今までとは異なるやり方が、すんなり社内で受け入れられたのも、私たちが常日頃から行動指針としている「非連続な変革＝昨日と同じことをやらない。絶えず変えていく」という気持ちを汲み取っていただけた提案があったからこそだと思っています。

堀内氏／バーチャルで株主総会の様子を映像配信すること自体は、それほど抵抗がありませんでしたが、株主様の権利行使のあり方やリアルタイム動画配信といった当日の対応などは、初めてのことなのでまったく予測ができません。そうした状況のなかでJCDさんがパートナーとなり、アクセス数の予測や株主様へのご案内手段など準備段階から参画いただき、通信の遮断問題、映像・音声の品質、クライアント側の端末条件などの課題をひとつひとつクリアにしていき、何よりも一緒になって作り上げていただけたことが成功の一因だと分析しております。株主総会終了後のアンケートからも、社内外をはじめ、多くの方から満足の声をいただけました。
 

議長席レイアウト

当日の株主総会の様子。例年との違いは？

西村氏／今年は来場株主数を100名前後で予測して、座席配置も前後２mの間隔で準備していたので、株主総会の会場は人で溢れるといったこともなく、密を回避できました。来場された株主様に事前にご案内はしてはおりましたが、感染防止対策にも協力的で、ひと安心。心配だったお土産や展示の中止についても、特に苦言を呈されることもなかったですね。

堀内氏／当日オンライン視聴を行なった役員や従業員株主から意見やアンケートを募ったところ、画質や音声など大変好評で、次年度以降のオンライン配信も継続希望との声が多数寄せられました。とても嬉しかったですね。自信につながりました。

今年の株主総会は新型コロナウイルス感染症の流行もあり、実施内容はもとより、参加人数も絞られ、また日程も流動的とイレギュラーなことばかり。そのなかで新しい取り組みにチャレンジしたからこそ得られた収穫もあります。

ハイブリッド型バーチャル株主総会は、初めての試みだったため、リアルの会場もオンラインでも心配事はつきませんでした。ただ、そのような不安は当日、時間の経過とともに解消されました。総会終了後には、総会議長を務めた社長から「今年は新型コロナの影響があり非常に厳しい状況だったが、基本方針通りにやり切ってくれた。お疲れさまでした。」と労いの言葉をいただけ、無事成功裏に終了できて良かったと思っています。
 

ハイブリッド型バーチャル株主総会 実施を振り返って

西村氏／バーチャル総会は「出席型」と「参加型」がありますが、弊社では「出席型」は尚早と判断して参加型のハイブリッドバーチャル株主総会を実施しました。JCDさんから提案されたライブ配信中の質問受付などは、導入を見送りましたが、魅力的な方法であると認識しております。次年度以降も基本は「参加型」として、法的な妥当性を検証しながら様々な施策を導入していきたいと考えております。

堀内氏／映像の遅延や、議決権の行使といった技術面での問題がクリアされることで、いずれは「出席型」が主流となり、いずれはバーチャルオンリーの株主総会になってくるでしょうね。

今後の株主総会への想い。JCDへ期待すること

堀内氏／来年こそが勝負ですね。今年はある意味、新型コロナによってどの企業も半強制的に改革を求められた感があります。次年度以降も新型コロナウイルス感染症の影響は残るものと考えて、行動していかなければなりません。当社では本年実施した感染拡大防止策を維持しつつ、株主総会のDX化を今後も推進していきます。

バーチャルによる株主総会をより進化させ、動画配信による質問機能や議決権行使機能など、追加検討する課題は多岐に渡ります。ゆくゆくは出席型のバーチャル株主総会も見据えるべきでしょう。またライブ視聴者への告知機能の強化やリアル展示にかわるバーチャル展示の方法も検討していきます。

いずれにせよ前と同じ状態にはなりません。2019年には戻らない、2020年と同じにもならない、2021年型の株主総会を模索していきます。JCDさんには、今後も私たちならではの株主総会を共に創っていってほしい。特にバーチャルの世界での訴求の仕方を提案して頂きたく、とても期待しています。

西村氏／今年は行政の後押しもあり、ハイブリッド型の株主総会を多くの企業が採り入れました。ただ初年度ということもあり、どこも似たような内容です。来年はベースが一緒なので、各企業の取り組み姿勢によって差が出てきます。株主総会ひとつをとっても企業としての“色”が明確に出てしまうはずです。

ウィズコロナを前提とした場合は、今後リアル株主総会とバーチャル株主総会を併用することになるでしょう。どのようなカタチになるとしても弊社としては「株主様との対話の充実」を、より一層図っていきたいと考えております。引き続きイベントのプロ集団としての見識や提案力をもって、JCDさんにはご協力をお願いしたいと思っています。