イベントのオンライン化に伴うハードルの乗り越え方

オンラインイベントが当たり前の昨今、商品やターゲット顧客、主催企業の特性により、既存イベントのオンライン化が難しい場合がございます。JTBコミュニケーションデザイン（JCD）へも、実際にお客様から様々なご相談が寄せられています。本コラムでは、JCDイベントプロデューサーがそれらの課題・ハードルを乗り越えるために、どのように企画・プロデュースしているのか、実際のオンラインイベント事例を交えながら、その取り組みについて語ります。

イベントオンライン化に伴うハードルと課題

司会
はじめに、イベントのオンライン化に伴うハードルや課題とはどのようなものがあるのでしょうか？

イベントプロデューサー
イベント主催者にとってのイベントのオンライン化に伴うハードルや課題を大きくまとめると、2面あると思います。❶『参加者やイベントターゲットの特性によるもの』と➋『主催者の企業や組織の特性によるもの』です。

❶『参加者やイベントターゲットの特性による課題』
例えばイベントターゲットが会社や組織に所属していない個人（主婦層）の場合、自宅で利用できるパソコンがないという物理的な理由から、ご自宅でパソコンを使って参加することがかなわない傾向にあり、その場合、主催者としては、スマートフォンでもオンラインイベントに参加できるようにする必要があります。他には、年齢層によっては、デジタルやITに不慣れで、オンラインイベント参加自体に障壁があるというケースもあるかと思います。

➋『主催者の企業や組織の特性による課題』
また、主催者が抱える課題・ハードルとしては、セキュリティの観点によるご相談を多くいただきます。具体的には、社内イベントをオンライン化したいのだが、社内のITセキュリティの観点で、会社貸与PCでは、特定のWEB会議プラットフォーム以外のツールのインストールができないといった、プラットフォームの選択肢・運用面での相談や、個人情報の取り扱いの観点で、参加者（顧客）の個人情報を特定のプラットフォームにインポートすることができないが、リード（参加者個人）の視聴データなどは取得したいがどのような仕組みが可能かといったご相談です。前者の場合は、アプリケーションのダウンロードが不要で、ウェブブラウザ上ですべての利用が可能なプラットフォームもあるため、そういったものでの実施をご提案したりしています。後者については、プラットフォームによっては、個人情報をインポートせずとも人数分の参加者IDや視聴URLを作成できるものがあり、作成したものを事務局側で参加者に付与し、プラットフォーム外で個人情報と参加者IDを管理することで、結果として視聴ログを追いかけられるようにできたりもします。

また、少し異なる観点では、主催者によっては、オンラインイベントに移行してしまうと、リアルイベントで実施していたほどの効果を期待できないため開催自体を悩まれているというケースもございます。この場合の大半は、オンラインイベントをリアルイベントの単なる代替手段としてとらえられているという部分に起因しています。JCDのイベントプロデューサーとしては、オンラインイベントとリアルイベントそれぞれに良し悪しがあると思っています。例えばオンラインイベントはリアルイベントに比べて感情的な一体感の醸成が難しいとされている一方で、デジタルを介在するため、企画次第ではリアル開催以上にマーケティング活用や営業活用できるイベント情報取得に優れているという点があります。それぞれの良し悪しも考慮した上で、イベント主催者の本来の目的が何であるかを紐解き、本当にオンラインイベントでは目的を成し遂げられないのか、効果が出ないのかといった部分のご相談からさせていただくように心がけています。

事例紹介：オンラインプロモーションイベント

司会
オンライン化の課題をお伺いしましたが、具体的にご担当されたイベントの事例を交えてどのようなアプローチをしたのかを教えてください。

イベントプロデューサー
2021年に私が担当させていただきましたイベントで、シニア層を対象としたオンラインイベントがありました。

▼イベント概要
このイベントは、新商品の認知拡大を目的としたプロモーションイベントで、シニア層をターゲットにしたオンラインセミナーです。

▼お客様からのご要望
これまでにも同様の新商品のプロモーションイベントを実施されていましたが、初めてシニア層をターゲットとすることや、過去利用してきたイベントプラットフォームでは足りない機能を持つプラットフォームを探しているということでご相談をいただきました。具体的なお客様からのご要望は、適したイベントプラットフォームを使ったイベント運営と、参加者に楽しんでいただけるコンテンツ内容の企画の２点でした。イベントプラットフォームの要件としては、シニア層が参加しやすいこと、本番終了後に一定期間のアーカイブ配信ができること、参加者ごとのイベントデータが収集できることがありました。

▼JCDのプロデューサーのアプローチ
まず、プラットフォームの選択について、私たちのチーム内でシニア層が参加しやすいプラットフォームとはどの様なものかを紐解くことからはじめました。今回のイベントターゲットであるシニア層は、冒頭でもお話したオンラインイベントの開催媒体であるITやデジタルに一般的に不慣れとされるターゲット層になります。そのため、プラットフォームの必要条件として、①操作方法や参加・視聴導線がシンプルかつわかりやすいこと、②アプリケーションなどのインストールが不要で、ウェブブラウザ上での参加・視聴が可能であることを定義しました。これに加えて、お客様からの機能要望であるアーカイブ配信機能と、参加者ごとのイベントデータの取得機能を兼ね備えたイベントプラットフォームとして、今回は「EventHub」というイベントプラットフォームをご提案し採用されました。

コンテンツ企画に関しては、今回のプロモーション対象である新商品のイメージである「健康」や「ライフスタイル」といったキーワードや、東京2020大会の直後といった時期、シニア層の興味関心の強い領域のテーマといった親和性から、アスリートをゲストに迎え、スポーツや運動にまつわるトークセッションをご用意しました。JCDでは2020年から「JCDオンラインスポーツサロン」といった企業の社内課題（テレワーク環境下での従業員の運動不足や社内コミュニケーション不足など）の解決を目的としたイベントパッケージを販売しており、そのノウハウを元に今回はプロモーションイベント向けにコンテンツ企画をしました。普段はテレビの画面などを通してしか見ることのできないような著名なアスリートを起用し、イベントに参加している人にしか聞けないお話をご用意することで、参加者の特別感を醸成するような内容としました。

制作物といった部分では、告知・集客の部分でチラシを作成いたしました。オンラインイベントの場合の集客は、デジタル上での告知や集客が多いですが、シニア層といったターゲット属性から今回はあえてチラシでの告知・集客を選びました。また、ただチラシを制作するのではなく、文字を大きくすることや色覚異常の方にも読みやすい色味で作成するなど、視認性といった部分でユニバーサルデザインを意識し、こだわって作成をしました。

また、ターゲット層は普段からITに不慣れなことが想定されたため、手厚くフォローすることで確実なご参加につなげられるよう、参加者事務局もJCDにて請け負い、プラットフォームに関する利用方法の問い合わせ対応など、参加者のフォロー体制を整えました。

司会
ご提案されたプラットフォームの「EventHub」とそのイベントとの相性についてもう少し詳しく教えてください。

イベントプロデューサー
「EventHub」は展示・商談会やカンファレンスなど様々なイベント形態に対応したイベントプラットフォームで、参加登録からセミナー視聴・アンケート回答などイベント開催に必要な様々な機能をひとつのウェブページ上で完結できるプラットフォームですが、イベントによって不要な機能（※一部機能）を外すことも可能で、イベント目的に適したシンプルな形でオンラインイベントを開催することができます。今回のイベントでは交流/商談機能や展示/出展機能は必要なかったため利用せず、参加登録機能・映像配信（ライブ/アーカイブ）機能・アンケート機能・メール配信機能を利用しました。また、参加登録・パスワード設定後に送られてくるメールに記載されているリンクを、イベント当日にワンクリックするだけで視聴できるなど、視覚的・直感的にも簡単に操作ができるプラットフォームとなっております。さらに今回のイベントの必要条件でもあったイベントデータ取得に関しては、参加者ごとの視聴ログやアンケート回答内容などをひとつのCSVファイルにまとめて取得することができるほか、リアルタイムに参加者の行動がデータに反映されるのも営業に繋げるプロモーションイベントには嬉しいポイントだと思います。今回のイベントにお客様が必要とされる機能が備わっており、さらに参加者の特性に寄り添った際に見えてきた条件をクリアしているといった点で、今回のイベントにはEventHubの相性が非常に良いだろうと思いましたし、実際にイベントを終えてみて良かったと思っています。

司会
企業によっては自社で導入しているMA（マーケティングオートメーション）ツールを活用すればイベントデータを取得することやイベント設計することも可能かと思いますが、イベントでEventHubのようなイベントプラットフォームを使うメリットはどのような部分にあるのでしょうか？

イベントプロデューサー
ご質問の通り、例えば参加者がイベントにログインしたかやセミナーを視聴したかなどのデータ取得に関しては、EventHubでも一般的なMAツールでも可能です。ただし、MAツールベースでイベントごとに登録フォーム作成・視聴URL配信・アンケート設定などを設計することや、MAツールにイベントプラットフームをAPI連携させることは、時間・工数・費用それぞれがかなりかかってしまうかと思います。その点、EventHubのようなイベントプラットフォームを利用すれば簡単にイベント設計ができ、またデータ取得に関してもEventHubを介してデータの収集をしても簡単にデータのダウンロードができ、MAツールへのデータインポートも比較的容易にできるため、時間・工数・費用の削減といった観点でイベント主催者にとって大きなメリットになるかと思います。

またEventHubでは、視聴をしたかやアンケートに答えたかといった単純なデータだけではなく、セミナーのどの部分からどのくらい視聴したかや、先にあげた事例イベントでは利用しませんでしたが、展示機能でどの資料をダウンロードしたのか、商談機能で誰と商談をしたのかなどのデータを取得することも可能なため、より各リードの解像度をあげるためのデータを集めることができます。

カギとなる「人」のチカラ

司会
イベントの業務内容のなかで参加者の事務局業務があったかと思いますが、具体的にはどのような業務だったのでしょうか？

イベントプロデューサー
今回の参加者事務局では、電話やメールで参加者のお問い合わせ対応やプラットフォーム操作のフォローなどをさせて頂きました。他の事例でのイベント事務局と少し違った部分では、今回はお問い合わせを頂いて初めてご対応するだけではなく、EventHubの管理画面上で確認ができる参加者のステータス状況を見ながら、メールが届いているかの確認や参加方法に困っていないかなどフォローの連絡をするような形も取らせていただきました。シニア層の場合、詐欺防止のためにメール受信のセキュリティ制限が高く設定されていることがあり、事務局やイベントプラットフォームからのメールが届かないといったケースも多くみられます。そのなかで今回利用しましたEventHubでは、参加者ごとのメール到達状況やログイン状況を確認することができるため、その情報からフォローアップの対応をするといったことができました。常に参加者の気持ちに寄り添ってイベント運営をする基本や、人と人との交流を大切にしてきたJCDだからこそ、今回の対応ができたのではないかと思っています。結果として、不本意な離脱を防ぐことができ、高い参加率も残すことができました。

司会
プラットフォームというテクノロジーのチカラとJCDの対応力やイベントノウハウを融合した成果と言えそうですね。

イベントプロデューサー
そうですね。いくら性能の素晴らしいデジタルツールがあっても、それを扱う人やプロデューサーのチカラ・気転次第で大きく結果が変わってしまうのがイベントだと思っています。オンラインイベントが普及し、イベントにおけるデジタルテクノロジーは日に日に進化し、イベント開催のハードルも下がってきていますが、イベントの質や効果の最大化をなせるのは人のチカラになると感じております。今回のオンラインイベントに限らず、まずはお客様の真の課題・目的を明確にすること、その目的達成のためにどのような手段・ツール・対応が必要なのかをお客様に寄り添い決めていくことを大切にしております。

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JCDは株式会社EventHubと、セールスパートナー契約を締結し、オンラインとオフラインを併用させ、従来のイベントにしっかりとデジタルを融合し、顧客価値最大化をより高度に実現できるよう協調してまいります。