イベント開催は新たなステージへ!ウイズコロナ時代のイベント運営「コンタクトレスイベント」とは

2020年は、新型コロナウィルス感染拡大を防止する観点から、リアルイベントの開催が著しく減少しました。企業イベントをオンライン化または延期・中止する企業も多数、見受けられました。しかし、リアルに人が集まることが不要になったかというと、そうではありません。むしろ気軽に人と接触することが難しくなった今だからこそ、これまで以上にリアルイベントの価値を再認識することとなりました。

 

では今後の企業イベントは、どうあるべきなのでしょうか。企業イベントの現状をご紹介するとともに、リアルイベントを開催するための具体策をご提案します。の企業イベントは、どうあるべきなのでしょうか。企業イベントの現状をご紹介するとともに、リアルイベントを開催するための具体策を提案します。


コロナ禍における企業イベントの現状とは

2020年4月以降は、6割の企業イベントが中止や延期に追い込まれました。その後は、感染拡大の第一波、第二波が落ち着くと同時にイベント再開の動きが生まれ、現在は感染拡大を抑えることと経済活動を両立させることが、社会の新たな命題となっています。日本においては、経済活動優先の考え方から、顧客やパートナーなどの社外向けマーケティングイベントをどう開催するかに注力する企業が増え、社内イベントが縮小傾向になっています。

また、コロナ禍をきっかけとして、多くの企業はオンライン開催という新たなイベントの形を経験しました。オンラインのメリットは感じたものの、一方でリアル開催でしか得ることのできないメリットがあることにも気づき始めています。



ウイズコロナ時代のリアルイベント運営の鍵は「安心の担保」

新型コロナウィルスの感染拡大の中であっても開催できるイベントとして、オンラインイベントや、オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッドイベントが、新たなイベント開催の形として登場しました。それぞれのイベントのメリットや課題はどのようなところにあるのでしょうか。


オンライン開催・リアル開催、それぞれのメリット

オンライン開催最大のメリットは、参加のハードルが下がることです。参加する側にとっては移動という時間的拘束や場所の制約がなくなり、自宅からでも気軽に参加できるようになりました。開催者側は、参加対象者を広げ多くの人にアプローチすることができるようになり、さらに開催にかかる全体コストを下げることも可能になりました。

リアル開催のメリットは、五感に紐付くリアルな体験価値を得られることです。画面を介するだけでは得られない情報、開催者や参加者同士のコミュニケーションを通じて広がる創造力。またその場で生まれる熱量による一体感や感動力は、リアル開催でしか得られない大きな価値といえます。

オンライン・リアルのメリットを生かす、ハイブリッドイベントも登場

オンライン開催、リアル開催のメリットがわかったことで、新たにハイブリッド開催というイベントの形も登場しました。双方のメリットを享受できるイベントの形として、今後さらに注目されると考えられます。

【事例】JTBコミュニケーションデザインが手がけたハイブリッドイベント

・社員を表彰するアワード(表彰イベント)
例年は数千人規模の社員が集まって表彰式を行っていましたが、受賞者のみをリアルで集め、その模様をオンラインで中継するという形をとりました。表彰式は受賞者の功績をたたえるとともに、表彰式の熱量を共有することで全社員のやる気を高揚させるという役割があります。ハイブリッド開催をすることで受賞者は喜びをリアルで体感し、全社員がオンラインで雰囲気を感じとることができました。

・開発部門による、拠点を超えた技術共有イベント
国内・海外の各拠点に開発部門が存在するメーカーにおいて、開発業務に関わる社員の活発な議論の場として、ハイブリッドでの社内フォーラムを開催しました。ホテルの大宴会場を使ったリアル会場では、ソーシャルディスタンスを保つために席数を減らして200名が参加。その模様をライブ配信し、全世界で800名程度の社員がオンライン参加しました。また社内イントラ上には特設サイトを開設し、ライブ配信後もオンデマンド配信をすることで、より多くの関係者が視聴できるフォーラムとなりました。

リアルイベント、ハイブリッドイベントの課題は、リアル開催における安心の担保

リアル開催のメリットが再認識され、ハイブリッドイベントにも注目が集まる今、一番の大きな課題はリアル開催となる会場の感染症対策です。

適切な感染症対策とは何か、参加者側に安心を担保するイベント運営を行うには、どんな対策を打つべきなのかといったことは、とても難しい問題です。また、いくら主催者側が万全な体制をとったとしても、参加者の不安を払拭できなければ、感染症対策が成功したとはいえません。

今後、リアルイベント、ハイブリッドイベントを開催していくうえで、どのような対策が求められるのでしょうか。

ウイズコロナ時代、参加者・主催者双方のための「コンタクトレスイベント」という提案

双方が安心できるリアルイベントの新しい形としてJTBコミュニケーションデザインが提案するのが「コンタクトレスイベント」です。新しいリアルイベントの形を模索するため、感染症対策専門医の水野泰孝医師と、企業イベント・プロデュースの専門家である私たちJTBコミュニケーションデザインがタッグを組み、検討する「コンタクトレスイベント」は、主催者・参加者、双方にとって安心安全なリアルイベント、ハイブリッドイベントの開催を実現します。


感染症対策で考えるべき「基本条件」を改めておさらい

イベント実施には、3密を作らない、大声や近距離の会話をしない、適切な感染防止対策が不可欠です。まずは、この3つを基本条件とし、イベント全体を設計します。




リアルイベント運営に不可欠な「シーン別感染防止対策」

イベント会場にはさまざまなシーンがあります。シーンごとにどのような感染防止対策が必要かシミュレーションを重ね、作り上げたのが「シーン別感染防止対策ソリューション」です。感染拡大を防止するには、イベント当日だけでなく、事前準備、開催後のフォローまでを対策することが不可欠です。




基本条件・シーン別感染防止対策をもとに、JTBコミュニケーションデザインが提供する「コンタクトレスイベント」

ウイズコロナ時代において、より安全かつ効果的な形でリアルイベントを再開するために、事前準備から開催後のフォローまでの具体的な取り組みをまとめたのが「コンタクトレスイベント」という概念です。リアルイベントの熱量はそのままに、感染リスクを最小限に抑えるためのイベントを構築するため、下記のようなパッケージプランをご提案しています。

アドバイザリーパッケージ Plan

感染症専門医である水野泰孝医師をアドバイザーに迎え、感染症対策のノウハウをご提供します。
1.水野医師によるオンライン勉強会開催(感染症対策ポイントレクチャー、Q&A対応等)
2.水野医師によるイベント会場等の視察
3.感染症対策オリジナル運営マニュアル作成
4.運営すっふによる催事における当日の監視・サポート・アドバイス
5.催事における結果検証レポート提出
6.感染症対策基本ブック

まとめ

コロナ禍においてイベント運営に関して試行錯誤してきたなか、企業イベントの「リアル開催」のメリットを改めて感じるようになった方は多いことでしょう。まさに、ウイズコロナ時代のイベントは新たなステージに入っていこうとしています。

JTBコミュニケーションデザインには、これまで培ってきたリアルイベント開催の豊富な実績と、コロナ禍でも安全安心に開催できるためのソリューションがあります。安心を担保する新たなイベント開催を企画したい企業様は、ぜひJTBコミュニケーションデザインにご相談ください。

▼コンタクトレスイベントの開催を実現する「アドバイザリーパッケージPlan」
参考コストはこちら

whitepaper contactless event


 


inquiry