株式会社サイバー・コミュニケーションズ 様 【表彰イベント】オンラインアワード:CCI AWARD 2020 ONLINE

コロナ禍の中での社員の一体感を醸成したオンライン社内イベント

インターネット広告などデジタルマーケティングを手がけるサイバー・コミュニケーションズ(以下CCI)では、2017年以来毎年、全社イベントとしてその年に社の行動指針を最も体現し、社の活動に大きく貢献した社員を表彰するアワードを実施している。当初、2020年は4月上旬にリアルイベントとして実施することを予定していたが、コロナ禍により全社で集まることが不可能に。毎年1000名以上の社員が一堂に集まり、企業経営にとっても重要な節目となる年に1回のアワードだ。刻々と変化する情勢に合わせ、JTBコミュニケーションデザイン(JCD)とともに考えうる全ての準備を進め、最終的にオンラインでのライブ配信に切り替える決断をくだした。しかし、1000人規模で双方向性を実現するオンラインイベントなど、世の中を見回しても事例がない。この前例のない困難な課題をいかに乗り越えていったのか、解決の鍵はZoom機能の活用法にあったという。オンラインイベント成功までの道のりを運営事務局のメンバーである5名に伺った。

*新型コロナウィルス感染症対策をして取材にご協力いただいております。

褒める文化を作るためのアワード

長谷川氏/当社のアワードは前年度に優秀な成績を収めた個人・団体を表彰するもので、2017年から毎年実施しており、今回で4回目です。自薦・他薦でエントリー可能で、その中から、個人賞はボードメンバー、団体賞は全社員で投票して決定しています。

“褒める文化を作ろう”というのがアワードの設立当初の目的でした。それが仕事に対するモチベーションの向上やナレッジの共有につながるものと信じ、継続してきました。実際、社員アンケートを見てみると、約4分の3が「アワードが目標の一つになっている」と回答しており、企業経営においても重要な位置付けになっています。

また、例年ですと、全社員が一堂に会して行っており、普段は電話やメールでしかやり取りしていない支社の仲間と直接顔を合わせられる機会にもなっています。これによって社内のコミュニケーションが活発化し、その後の仕事が円滑になれば良いというのも狙いの一つです。

マネジメントオフィス コーポレートコミュニケーションデザイナー 長谷川 博章氏

JCDには2017年の開始当初から4年連続でこのイベントをサポートしてもらっています。継続してお願いしているのは、全面的に信頼しているから。協力会社も含め、主催者である我々運営事務局メンバーと同じ目線で企画から実施まで本気で考えて取り組んでいただいていますので。イベントを実施するというのは会場や機材の手配なども含めて各所の調整が必要であり、業務負荷も大きいのですが、「JCDさんが何とかしてくれる(笑)」という信頼があります。

Zoomを使ったオンラインライブ配信

長谷川氏/過去3回はいずれもリアルイベントとして、大きな会場に全社員を一堂に集めて実施していました。しかし、今回はコロナで人が集められない。そこでオンラインで実施しようという話になりました。オンラインとひとくちでいってもオンデマンドやライブ、あるいはバーチャル空間を使ったものなどいろいろとあります。最終的にはライブ配信に決まったのですが、「では、具体的にどういうイベントにしていくか?」というところを事務局メンバーとJCDとで一緒に考えていきました。

池野辺氏/まずは配信システムとして「何を使うか?」というところから検討していきました。そもそもこのアワードは1000人近い社員が参加し、受賞者にも事前に受賞を伝えることなく、その場でサプライズ発表して、驚きがさめやらない受賞者にコメントしてもらうというかたちを採っています。オンラインライブ配信でも、この臨場感やドキドキ感、参加感といったものは外したくなかった。ですから、大人数でリアルタイムに視聴できるか、発信者側と視聴者側のタイムラグはないか、双方向的にスムーズなコミュニケーションが取れるか、といったことを軸に複数のシステムを検討しました。

最終的に選んだのはZoomです。Zoomは最大1万人が視聴でき、通信容量が抑えられるので回線も重くなりません。一番の決め手となったのは、Zoomは配信のタイムラグが無いことに加えて、「視聴者も配信画面に登場させることができる」機能があることです。この機能を活用することでシステム管理者は、視聴者を配信画面に招待することができるため、サプライズで発表される受賞者を配信画面に登場させて喜びのコメントを述べてもらうということが実現できます。

CCI Award 2020運営事務局:(上段左から)鹿島氏、柿崎氏、(下段左から)小泉氏、池野辺氏

Slackを組み合わせて双方向性を実現

小泉氏/双方向性というところでは、チャット機能も搭載している社内のコミュニケーションツールのSlackも活用することで、配信者と視聴者が双方向にコミュニケーションを取りながらイベントを進められる工夫をしました。リモートでの社内イベント自体は以前にも行ったことがあったのですが、その際配信者は視聴者の反応を見ることができないまま話し続けなければいけない、視聴者も感想や質問を投げかけられず、どうしても一方通行のコミュニケーションになってしまうという課題がありまして……視聴者も映像を見ながらリアルタイムで感想をいえるような仕組みにしたいなと。Slackのチャット機能であれば、社員も慣れているので双方向のコミュニケーションに使えるのではないかと考えたのです。

長谷川氏/Zoomにもチャット機能はあるのですが、Slackだと社員の名前が出て、アーカイブとしても残せる。それに、受賞理由に関する資料なども添付して共有できます。また、“リアクジ”という機能でいいねボタンを押すようないろいろなリアクションができるので、視聴者全員が参加できる一体感を作れるのではないかと考えました。

オンラインならではの難しさ

柿崎氏/Zoomで配信するにあたって気をつけなければならなかったのが配信映像のスイッチングです。当社オフィス内に配信拠点として構えたスタジオではMCがプログラムを進行し、各受賞者を発表するプレゼンター、各受賞者、それから各受賞者へ祝福のコメントを贈る直属の上司やお世話になった人、そういった方々に会の進行に合わせてリモートで登場してもらうという流れだったので、状況に応じて複数拠点の映像に切り替える必要がありました。
Zoomは音に反応して自動的に映像が切り替わり配信画面に表示されます。つまり、スタジオのMCが話していればスタジオの映像が配信画面上に表示され、リモートで接続された別拠点にいる人が声を出せばそちらの映像に切り替わるという具合です。そのため、リモートで登場する方々に、カメラ・マイクのONOFFのタイミング、話し出すタイミングを繰り返しアナウンスして、進行が滞らないように注意する必要がありました。

リハーサルの様子

小泉氏/本番ではじめて受賞者の発表をするサプライズ式のアワードなので、本番当日まで誰が受賞するのかわかりません。それは受賞者本人も同じ。ですから、本人が配信を見ていなかったら、挙手ボタンを押して画面上に登場してもらうということができないわけです。リアルイベントであれば事前に、受賞者と同じチームメンバーのごく一部の方に、さりげなく本人に「当日ちゃんと参加してね」ということを伝えてもらうことで予防線を張れるのですが、リモートだとそういうささやかなコミュニケーションが難しくて。当日受賞者が全員揃ってもらえるかはずっと心配していましたね。

鹿島氏/本番だけでなく準備段階もリモートで進めていたので、会社にいるときのように席までいって「ちょっと今話せます?」といった相談ができないというのもリモートの難しいところで……。だからこそ、打ち合わせをより密に(もちろんオンラインで)するようにしていました。

本番では感動して涙する社員も

実際の視聴画面

池野辺氏/本番では、リモート拠点にいる社員をパネリストとしてZoomに招待したり、スタジオのカメラのスイッチングをしたりしていたのですが、“失敗できない”というプレッシャーは大きかったですね。「ちゃんと楽しんでもらえる会にしなくちゃ」という。しかし、JCDがテクニカルなセッティングなどを綿密にしてくれたおかげで、大きなトラブルもなく進行できました。

柿崎氏/2時間という長尺のオンライン視聴になりますので、淡々と進行してしまうと、観ているほうはどうしても飽きてしまうのではないか…コンテンツや当日の進行を考える中で最も懸念していました。そんな中で、人気の芸人さんをMCに入れたエンタメ的な演出をJCDに提案してもらいました。このサプライズ演出も功を奏し、リモート環境下にありながら一体感を生み、受賞者を称え合いながら最後まで楽しめる会が実現できたと思っています。途中には芸人さんにCCIに因んだオリジナルのネタをやってもらったりもしました。

長谷川氏/Slackのチャットには1800を超えるコメントがきていたのですが、MCが進行の要所要所でそのコメントを拾っていくという台本を作ってもらっていました。そこでコメントにツッコミを入れてもらったりしていたので、コメントするほうも「芸人さんにツッコまれた! 絡めた!」という嬉しさやドキドキ感があり、楽しかったようです。
それから、アワードではMCと受賞者、プレゼンターのほかに、受賞者の直属の上司やお世話になった方が”褒メラー”として“褒める人”がサプライズ登場するのですが、その言葉に受賞者だけでなく、我々も感動して泣けましたねー。それは演出上期待していたことではあったのですが、思った以上にみんな感動していて。JCDの作ってくれた台本が良かったこともあって、前例がないかたちのイベントだったにもかかわらず、社員の想像を超えた、完成度の高いオンラインアワードになったのかなと思います。

社員アンケートでは過去最高の満足度に

長谷川氏/イベントの満足度については実施後にアンケートで確認しているのですが、実は今回のオンラインアワードが今までで最高点になりました。今回はコロナの影響で在宅勤務が続いていて、会社へのロイヤルティも薄れがちな時期だったと思うのですが、その中にあってCCIの社員としての一体感を再確認できたのではないかなと。
それから、オンラインということで受賞者がそれぞれ自宅から登場してくれたのですが、私服姿ということもあり、会社では見られないようなプライベートな雰囲気を感じられたのも良かったですね。リモートで物理的な距離は遠くなったけれども、心理的な身近さみたいなものは逆に増したような気がします。
今回のイベントを受けて、アンケートでは「リアルイベントとオンラインイベントのハイブリッドも良いんじゃないか」という意見が多く出ています。リアルイベントでやりながらも大型モニターにチャットなどを映し、来場できない人もオンラインで参加できる、というような。オンラインだとリアルよりもいろいろな人に祝福の言葉がおくれるので、今後はそういったかたちもありかなと思っています。

JCDは事務局に欠かせないチームメイト

長谷川氏/今回はコロナということで、Zoomでやると決めてから2週間で本番を迎える厳しいスケジュールだったのですが、JCDがいてくれたからこそ、良いイベントを実現できました。「ここはJCDにお任せ」という風にできるのが心強いです。

池野辺氏/とくにカメラワークや音響といった、テクニカルなところを踏まえたスムーズな進行のアイデアは私たちだけでは出てきません。台本や演出もZoomというシステムを熟知した上で精巧に作られていたため、視聴者も自然なかたちで楽しむことができ、「テレビ番組を観ているみたいだった」という意見も多かった。我々だけではできない部分を相当サポートしていただいており、それが今回のイベントの社員満足度の高さにもつながりました。

柿崎氏/イベントのプロとしてフォローしてくださっているのはもちろんですが、当社の文化や社風といったところまで考えながら、CCIならではのイベントを作っていただいていますからね。

小泉氏/当社のことを深く理解した上で一緒にイベントを作り上げてくれる。私たちの課題に寄り添い、一緒に解決方法を考えてくれる。とくにサプライズの演出などは、社内の状況がわかっていないとなかなか難しいと思うので、そういう姿勢でいつも親身になって一緒にイベントを作り上げ、盛り上げて頂けるので、とても信頼していますし、非常に心強く感じています。

鹿島氏/私は今回はじめて社内イベントの事務局メンバーとしてご一緒させていただきましたが、「JCDと事務局の連携がすごい」という印象を持ちました。これは、確かな信頼と普段からいろいろと相談できる関係性があるからなのだろうなと。だからこそ、今回のイベントもワンチームとして成功させられたのだと思います。

長谷川氏/当社も新しいことをするのが好きな会社なので、JCDとは今後も一緒にいろいろと新しいことに挑戦していきたいと考えています。毎年同じことの繰り返しはつまらない。同じことをバージョンアップするのにも限界がありますし、運営している側のやりがいも少ない。今回はリモートワークの中でJCDと一緒に試行錯誤し新しいことにを手探りでやってみたら、大変だったけどすごく面白かった。ですから、次も是非、前例がないようなことをご提案いただきたいなと。お互いに大変でしょうけど(笑)。

お客様情報

株式会社サイバー・コミュニケーションズ 様

所在地
東京都中央区築地1丁目13番1号築地松竹ビル
設立
1996年6月5日
URL
https://www.cci.co.jp/
資本金
4億9000万円
従業員数
960名(※2019年12月末日時点)