イベント企画書はどう書けばいい?書き方や構成のポイントを徹底解説
【事例紹介】
「Kアリーナ横浜」・「ヒルトン横浜」
合同開業式典&開業式典記念ライブ
〜新たな出会いを、厚い信頼と共に〜
世界最大級の音楽に特化した施設である「Kアリーナ横浜」と、そこに隣接するホテル「ヒルトン横浜」が2023年9月に開業しました。多数のVIPも招待したこの開業式典と記念ライブを、JTBコミュニケーションデザイン(以下、JCD)が担当。きめ細やかな運営と進行を徹底し、施設の良さを内外にアピールすることに成功しました。今回はこのゼロから組み立てた事例を、全体プロデューサーとして携わった野口と二谷が語ります 。
コンセプトは多様な招待客に応じて
野口
今回JCDでプロデュースしたのは、世界最大級の音楽アリーナである「Kアリーナ横浜」と、隣接するホテル「ヒルトン横浜」の開業式典と記念ライブです。「Kアリーナ横浜」は、音楽に特化した約2万人もの人数を収容できるアリーナで、すべては『音楽』を楽しむためにというコンセプトで作られました。その記念ライブには「Kアリーナ横浜」を手掛けたケン・コーポレーショングループの関係者様、各業界のVIP、地域の方々を招待して、複数のアーティストと横浜少年少女合唱団に出演いただきました。
二谷
当日の招待客は約4000名で、多種多様な方々を招待していたので、細かくプログラムに合わせてカテゴリー分けをしました。そのほか、地域の方々やクライアントの顧客、グループ会社の社員や家族を招待し、かなり大規模な式典となりました。
開業式典ではご登壇者の方々がスピーチを行った後、乾杯と鏡割り、そしてフォトセッションを行いました。その後、VIPラウンジに移動してレセプションパーティーにご参加頂く方々や「ヒルトン横浜」の内覧会パーティーにご参加する方々、その他は「Kアリーナ横浜」での内覧会を行いました。そして、レセプションパーティーが終わる時間を目処に記念ライブをスタートさせるというスケジュール。記念ライブではアーティスト名はギリギリまで公表せず、来場して初めて知ることができるという特別感を醸成しました。
クライアントも音楽アリーナを手掛けるのが初めてだったということもあって、要望を受けていくというよりも提案力を求められましたね。
コンセプトは多様な招待客に応じて
施設の「唯一無二」を伝えること
野口今回JCDでプロデュースしたのは、世界最大級の音楽アリーナである「Kアリーナ横浜」と、隣接するホテル「ヒルトン横浜」の開業式典と記念ライブです。「Kアリーナ横浜」は、音楽に特化した約2万人もの人数を収容できるアリーナで、すべては『音楽』を楽しむためにというコンセプトで作られました。その記念ライブには「Kアリーナ横浜」を手掛けたケン・コーポレーショングループの関係者様、各業界のVIP、地域の方々を招待して、複数のアーティストと横浜少年少女合唱団に出演いただきました。
二谷
当日の招待客は約4000名で、多種多様な方々を招待していたので、細かくプログラムに合わせてカテゴリー分けをしました。そのほか、地域の方々やクライアントの顧客、グループ会社の社員や家族を招待し、かなり大規模な式典となりました。
開業式典ではご登壇者の方々がスピーチを行った後、乾杯と鏡割り、そしてフォトセッションを行いました。その後、VIPラウンジに移動してレセプションパーティーにご参加頂く方々や「ヒルトン横浜」の内覧会パーティーにご参加する方々、その他は「Kアリーナ横浜」での内覧会を行いました。そして、レセプションパーティーが終わる時間を目処に記念ライブをスタートさせるというスケジュール。記念ライブではアーティスト名はギリギリまで公表せず、来場して初めて知ることができるという特別感を醸成しました。
野口
VIPのほか、クライアント関係者、地域の方々など一般の方々も多く来場されるようなイベントです。それぞれに対して見せるべきものは異なってくるので、多様な招待客に応じて施設の特長を確実に伝えることをコンセプトとしてご提案しました。例えば、今後Kアリーナを使うことが想定される人たち、アーティストや芸能プロダクション、音楽レーベル、プロモーターなどに対しては、「Kアリーナ横浜」の施設のすごさや使いやすさ、他の会場にはない斬新さやラグジュアリーさを伝える企画を提案し、数社コンペでしたが、こういう点を評価いただき、企画が採用されました。
VIPのほか、クライアント関係者、地域の方々など一般の方々も多く来場されるようなイベントです。それぞれに対して見せるべきものは異なってくるので、多様な招待客に応じて施設の特長を確実に伝えることをコンセプトとしてご提案しました。例えば、今後Kアリーナを使うことが想定される人たち、アーティストや芸能プロダクション、音楽レーベル、プロモーターなどに対しては、「Kアリーナ横浜」の施設のすごさや使いやすさ、他の会場にはない斬新さやラグジュアリーさを伝える企画を提案し、数社コンペでしたが、こういう点を評価いただき、企画が採用されました。
また、提案時にはクライアントがよりイメージをしやすいように、当日の詳細なオペレーションや実施までの全体スケジュールなども提示しました。こうした点も評価いただけて、採用に繋がったと感じています。
約4000名の招待客をカテゴリー分け
当日はオペレーションを徹底
二谷
実は「Kアリーナ横浜」の内部には、本番前までに数回しか入っていないんです。この大規模な開業式典を最初のうちは図面だけでシュミレーションしていました。これは私たちもクライアントも前例がないことでした。本番2日前になってようやく会場内の構造が頭に入って、クライアントや協力会社と一緒になって懸念点を潰し、こうしようあーしようと進めていきました。
また、当日はスタッフ約300名を各所に配置し、場外と場内の誘導やそれぞれのカテゴリーの方々のアテンドなどを行いました。開業式典終了後にはVIPラウンジでのレセプションパーティー、「ヒルトン横浜」の内覧会に誘導しなければなりません。スタッフにオペレーションを徹底させることで、それぞれの招待客に間違いや失礼がないよう誘導することができました。
加えて、「Kアリーナ横浜」は音響設備やビジョンなど常設機材のクオリティがとても高く、アーティスト側で機材を用意せずとも、イベントを行うことが可能です。今回の開業式典はJCDがステージ上の進行を、全体のテクニカルプロデュースはKアリーナ側のチームと舞台監督が担うという役割だったため、記念ライブのアーティストリハーサルの合間を縫って、確認を取りながら開業式典のリハーサルを行うなどのスケジュール調整はとても大変でしたね。
野口
招待している方々は、開業式典以外にも、ほかのスケジュールが詰まっている方ばかりなので、時間通りに進行させなければなりません。特にレセプションパーティーでスピーチをしていただく方の中には、滞在時間が10分しかない方もいらっしゃいました。当日は進行の押し巻きがありながらも、想定していたスケジュール通りに進めることができました。
また、ライブは一部と二部に分けて実施したのですが、一部で帰ってしまう方が多いと想定していたんです。しかし、思っていた以上に二部のライブも最後まで聴いていただくことができ、大変盛り上がりました。クライアントからは、きちっとした式典とエンタメ性あふれるライブがうまくハマったという印象をもってもらい、高く評価していただきました。
まだイベント実績がない施設であっても
経験値から魅力を活かしたイベントプロデュースが可能
野口開業式典ということもあり、「Kアリーナ横浜」にベンダーとして入ったのはJCDが初めての企業だったんですね。今回のイベントでは、VIPラウンジやVIPロビーなど、表周り・裏周りも含めて「Kアリーナ横浜」の設備はほとんど活用したので、どのような機能があるのかを把握しています。今後もお客様の目指す目的に対して「Kアリーナ横浜」の魅力を活かしたイベントを組み立てて、プロデュースする案件をもっと手掛けていければと思っています 。
私が以前担当した新国立競技場でのイベントも、初めて民間の会社が使用するイベントだったんです。新国立競技場の担当者からは、事後の打ち合わせの際に私たちの事例がとても活かされて、その後に新国立競技場を使用する企業にも予め注意点をお伝えすることができたとのフィードバックをもらいました。今回の「Kアリーナ横浜」の事例も、これから会場を使用される企業の方に活きてくると嬉しいですね。
二谷
JCDの強みは、お客様の要望に対してほかの提案を何個も出すことができたり、当日にイレギュラーなことが起きても予測を立てて対応ができたりすることだと感じています。また、社内には多様な経験値を持っているプロが多くいるので、JCD内で相談すれば難しい案件であっても突破口が開けるということを、今までの仕事を通して実感しています。社内だけではなくご一緒するサプライヤーにもレベルの高い方が多く、そうした人たちと一緒に組むことで困難なこともクリアすることができます。
通常のイベントはもちろん、新たにオープンする施設でのイベントでも、JCDであればゼロから組み立ててプロデュースしてきた経験があるので、ぜひいろいろご相談いただけたらと思います。
コーポレートソリューション部
ミーティング&イベント第三事業局(スポーツ推進局)
イベント プロデューサー 野口 洋一郎
イベントの制作会社を経てJCD入社。メジャーリーグの認知拡大を目的としたイベントやパラスポーツ関連のイベントなど、スポーツやエンターテインメントの案件を中心に携わる。プライベートでは一児の父。日々成長する娘にココロ癒やされている。
ミーティング&イベント第三事業局(スポーツ推進局)
イベント プロデューサー 野口 洋一郎
イベントの制作会社を経てJCD入社。メジャーリーグの認知拡大を目的としたイベントやパラスポーツ関連のイベントなど、スポーツやエンターテインメントの案件を中心に携わる。プライベートでは一児の父。日々成長する娘にココロ癒やされている。
コーポレートソリューション部
ミーティング&イベント第三事業局
二谷 大悟
イベントの映像や音響などのテクニカル担当やイベントのオペレーターを経て、JCDに入社。 現在は企業のトップや大学教授などが行う講演会や交流会の運営現場を担当し、全国を駆け回る日々。趣味はスポーツ観戦で、特にサッカーと野球には熱くなる。
ミーティング&イベント第三事業局
二谷 大悟
イベントの映像や音響などのテクニカル担当やイベントのオペレーターを経て、JCDに入社。 現在は企業のトップや大学教授などが行う講演会や交流会の運営現場を担当し、全国を駆け回る日々。趣味はスポーツ観戦で、特にサッカーと野球には熱くなる。