社員総会（キックオフ）を開催する目的は？メリット・デメリットや開催までの流れを紹介

従業員のエンゲージメントやモチベーションを高める

社員総会は、従業員のエンゲージメントやモチベーションを高めるために重要な役割を担います。従業員エンゲージメントとは、主に企業と従業員の間の結びつき、特別な心のつながりを表すものです。

コロナ禍をきっかけにDX化が飛躍的に進み、会社に出社せずリモートで業務を行う従業員が増えました。

しかし、リモートワークでは従業員エンゲージメントが徐々に低くなり、モチベーションも下がってしまうことがあります。

今、企業と従業員の関係性やコミュニケーションは大きな変革期を迎えており、お互いに将来見ているビジョンを明確にする必要があります。

社員総会によって企業の存在意義やビジョン、ミッションやバリューを明確にし、社員に共有しながら組織の理念や目的を共感させ、組織への信頼を高めることがより重要になっています。

企業側が求めていることが明確化されるとモチベーションが向上し、従業員エンゲージメントにも寄与します。

経営理念や今後のビジョンを共有する

社員総会は、企業が求める将来ビジョンと理念を従業員と共有して、お互いの結束力や意識を高める重要な場です。

企業が考える将来ビジョンが不透明な状態で働く従業員は、働きがいやモチベーションにも影響して、組織全体の生産性が低下してしまいます。

社員総会を行うことで企業として向かっているビジョンが明確化され、従業員が業務に対する自身の役割と自身のありたい姿との整合性や理解を深める良い機会となり、将来成長に向けたポジティブな意識改革が期待できます。

近年ではDX化によるテレワークが加速し、従業員とのコミュニケーションが希薄化しモチベーションのコントロールが難しいなかで社員総会を開催することは、目的意識の再確認となります。

社内コミュニケーションの促進

社員総会では、従業員同士が業績を発表したり、新プロジェクトや新商品開発を発表する場でもあるため、社内全体のコミュニケーションが活性化します。好事例共有の機会があると、自身の組織のミッションや目標と照らし合わせた自分事化にも寄与することができます。

社員総会の場で、コミュニケーションを活性化するプログラムを行うことで、テレワークで直接対面して話すことが少なかった従業員同士が、社員総会では積極的に意見交換をして、多くの人と話し刺激し合うことが可能です。

このように、社内のコミュニケーションが活性化すると、業務における課題を迅速に解決したり、役割分担を明確に振り分けることができるようになるでしょう。

リアル開催・オフライン社員総会

オフライン社員総会は、従業員が指定の日時に会場に集まり、対面をしながら開催する方式です。オフライン社員総会のメリット・デメリットは以下の通りです。

リアル開催・オフライン社員総会では、一同が集まるという部分にメリットが集約され、対面するからこそできる企画が多いのも特徴的です。

一方、会場の利用や設営に費用がかかるのがデメリットとして挙げられます。

Withコロナとなり過度な感染症対策は必要なくなりましたが、社内に開催できる十分なスペースがない場合は会場を別途用意する必要があります。

オンライン社員総会

オンライン社員総会は、ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールを使って指定の日時に開催する方式です。オンライン社員総会のメリット・デメリットは以下の通りです。

企業内の従業員数が少ない場合は、オンライン社員総会を導入するメリットが多く、準備する担当者は負担を軽減できます。

一方、参加しやすくなる反面、従業員同士のコミュニケーションを図る時間が少なくなり、リアル開催・オフラインに比べ、参加意欲やモチベーションも上がりにくいといったデメリットが挙げられます。したがって従業員規模が多い場合は、オフラインやハイブリッド開催をおすすめします。

オンラインとオフラインを兼ねたハイブリッド社員総会

企業によっては、本社や支社、さらには海外拠点などさまざまな場所に従業員がいる場合があるため、社員総会に全員が参加するのが困難なケースがあります。

その場合、オンラインとオフラインの両方を兼ね備えたハイブリッド社員総会の開催がおすすめです。

オフライン社員総会の会場をリアルタイムで中継しながら、その様子を離れている場所でもオンラインで参加できるため、場所に関係なく全従業員が参加できるようになります。

ただし、会場の運営とオンライン配信のための準備が必要になるため、コスト面や運営スタッフの負担は大きくなるのがデメリットです。

目的の明確化

社員総会を開催する際は、開催目的を定め、それに沿ったプログラム構成を展開し、企業が従業員に対して伝えたいメッセージを明確にし、全体の理解や共感を得られるものにしなくてはいけません。

目的を定め、目的に沿った企画内容やプログラム構成で社員総会を実施することで、従業員の理解も深まり、働き方やモチベーション向上にも寄与することができます。

そのため、事前にしっかりとした企画書を作成して目的を明確化しましょう。

開催方式の決定

社員総会の目的が決定したら、開催方式を決定します。

企業ごとに営業時間や組織体制、場合によっては働き方が異なるため、従業員が少しでも多く参加できる環境に配慮して開催方式を決定しましょう。

支店が多くある企業や営業部に所属する従業員が多い企業はオフライン・オンラインのハイブリッド開催や複数日程での開催、本社のみで運営している企業はオフライン社内総会など、企業の状態に合わせて検討するのが理想です。

プログラム内容を決定

次は、社員総会で発表するプログラム内容を決定します。

事前に決定した目的に応じて、最適な企画内容をしっかりプログラムへ落とし込み、目的によっては社員同士がコミュニケーションを図れるプログラムや演出を考えましょう。

すべてを堅苦しい内容にすると、従業員の集中力が下がってしまう傾向があるため、各部門の業績発表や新商品の紹介など、喜びや楽しみを与える要素を加えるのがおすすめです。

役割を決めて開催の準備

社員総会の企画が決まったら、会場の準備や設営に関する計画を行います。

特に会場を借りて社員総会を行う場合は、運営スタッフの人数が必要となるため、役割を決めて開催の準備を行いましょう。

具体的には、役員や代表のプレゼン内容やスピーチ原稿は誰が作成するのか、メッセージの展開の仕方、演出方法は誰が責任をもって管理するのか、従業員全員を巻き込む企画を実施するための備品や進行管理、当日の司会者、業績表彰や新組織や新商品・ソリューションの発表をする場合は、関係部署との打ち合わせも必要になります。事前に役割を決めて、当日にトラブルが起こらないように準備しましょう。有事の際のリスク管理や体制構築も忘れずに準備しましょう。

リハーサルの実施

プログラム内容や会場設営、当日の流れや運営体制が決定したらリハーサルを行います。

社員総会には、代表取締役や執行役員などの重役が出席する場合が多いため、スピーチのタイムスケジュールを管理することが重要です。従業員全員にしっかりとメッセージを伝えるためにプレゼン資料や動画と連動させる場合はさらに入念なリハーサルが必要になります。

スタッフ同士で当日の流れを確認し、スムーズに進行できるように練習しておきましょう。

社員総会（キックオフ）の開催

開催日時になったら、いよいよ社員総会の開催です。

当日は、事前に決めたプログラムがスケジュール通りに進行しているのか随時確認してください。

会場の使用時間や従業員の時間が限られている場合があるため、機材トラブルや時間配分のミスで進行が遅れないように注意しましょう。

社員総会（キックオフ）の結果を調査

社員総会が終了したら、開催の結果を調査します。

明確な目的が従業員に伝わっているか、当日にトラブルは発生したのかなど意見を交換することで運営スタッフの成長につながります。

また、参加した従業員に対してアンケート調査を実施するのもおすすめです。結果をまとめ、反省点や良かった点などを次の社員総会につなげていきましょう。

業績報告や今後の経営方針の共有

社員総会では、今年度の業績報告を行います。

企業側が設定した年度目標に対して、従業員の貢献により達成できた数値を見える化して、明確に発表します。

また、今後の経営方針や将来ビジョンの説明を交えて、企業が向かっている方向を従業員に対して示すことも重要です。

代表からのあいさつ

代表の挨拶では、業績発表に対する所感や今後の方針を踏まえて、従業員に感謝を伝えるスピーチが一般的です。

企業によっては役員や広報がスピーチをする場合もあり、社風に合わせた挨拶を行います。

従業員は普段接する機会のない役職の方とコミュニケーションが取れるということもあり、モチベーションやエンゲージメントの向上にもつながります。

表彰式

表彰式では、目標に対する達成率や成果などを踏まえて、優秀な功績を残した従業員を表彰したり、部署全体を表彰します。

成果を残した従業員やチームを表彰してねぎらうことによって、モチベーションアップにもつながり、今後の業務遂行にも大きく影響を与えるでしょう。

ゲームや映像などの従業員が楽しめるコンテンツ

従業員同士や役員との交流の場として、ゲームや映像などで総会が盛り上がるコンテンツを組み込む場合もあります。

従業員が楽しめるコンテンツが組み込まれた社員総会は、社内のコミュニケーションの活性化に効果的です。

社員総会によってコミュニケーションの活性化を図りたい場合は、積極的に取り入れるようにしましょう。

従業員同士の交流を深める歓談やパーティー

社員総会では、従業員同士の交流を深めるために歓談やパーティを組み込む場合があります。

通常の業務では話す機会が少ない役員と交流ができたり、他部署の従業員と話すことで、社内全体のコミュニケーションの活性化につながります。

ただし、社員総会を開催する前に参加者の人数にあわせた食べ物や飲み物の準備が必要です。