オンラインイベント事例「大型コンベンション篇」

昨今の新型コロナウィルス感染拡大防止の潮流を受け、イベント業界も開催中止・開催延期と自粛の動きが出ています。そのような状況下でも、経済活動を止めないために「3密」を避け、オンラインでの開催を決定されたイベント事例も多数あります。その中から、弊社で担当させていただいた事例をシリーズでご紹介いたします。

 

今回、ご紹介するオンラインイベントは「大型コンベンション」です。複数のセッションが、複数会場に分かれて同時開催され、また展示会等も併設されるような大型イベントを、オンラインで開催させていただいた事例です。

 

お客様のご要望

・予定していたイベント期日が迫るが、できる限り用意しているアジェンダ通り開催したい

・参加者からの質疑も収集できる形にしたい

・参加者のオンライン上でのログを収集したい

・スポンサーのための施策も継続したい

・参加者からの問い合わせ対応窓口もお願いしたい

 

当社からのご提案内容

単一セッションのセミナー形式イベントとは異なり、複数のセッションを複数会場で開催し、展示会も行っている大型コンベンションを完全なデジタル空間でオンライン開催するには、大規模な予算とスケジュール、テクニカル設備環境の整備等、膨大な労力が必要です。バーチャル環境等デジタル技術を活用すると、どんなことでも実現できるようになっている現在ですが、お客様は予算やリソースが限られているという課題をお持ちでした。よって、主催者の環境、参加者の閲覧環境で対応できる範囲内で、もともと企画していたイベントをどのように実現できるかという部分を重視し、提案いたしました。

 

■複数セッションの開催方

複数のセッションが同時開催される場合、すべてをライブ配信するには機材や環境設計が非常に複雑で費用もかさみます。そのため、今回導入したのは、講演者から発表音声入りの講演資料を収集するという方法です。予定していたイベントまでの準備期間が限られる中、講演者から発表音声入り講演資料(Powerpoint)ファイルを収集し、開催期間中であれば、オンライン上でいつでも聴講できるような仕組みを構築しました。こうすることで、講演者がセッション時間に合わせて講演するライブ配信の形式ではなくなり、オンデマンドでいつでも閲覧できるため、参加者の予定に合わせて柔軟に閲覧できる環境となり、予想を超えた参加者獲得に貢献できました。

 

■参加者からの質疑応答

今回のイベントは、一方的に講演者から情報発信するだけでなく、参加者からの質疑も重要視されていため、オンライン上で参加者が自由に質問を投稿できる形式を採用しました。通常のオフラインイベントでは、その場で講演者と参加者間のインタラクティブでQ&Aが展開しますが、オンラインイベントでは、数日間にわたり開催し、いつでも好きな時にセッションを聴講できるオンデマンド方式を導入したため、インタラクティブにリアルタイムで質問へ回答することはできません。そのため、質問事項はオンライン上で集約し、まとめて回答を後日配信する方式で行いました。リアルイベントの場合、時間の関係で回答できる質問に限りがありますが、オンラインイベントでは、より多くの質問を採用でき、深く広い分野にわたっての情報発信が可能となりました。

 

■参加者でのオンライン上でのログ収集

本イベントは、参加者がどのセッションを何コマ視聴したかによって、単位を付与するというタイプのイベントでした。そのため、参加者が途中で退室せずすべて聴講したかどうか、どのセッションを聴講したか等の情報を把握する必要がありました。オンライン開催であっても、いつログインし、いつ退室したのか等の参加者のログを取得することで、参加者毎の興味分野や度合いを把握することが可能となります。それだけでなく、オンライン開催の場合、参加も簡単ですが、途中で離脱することも容易になってしまうというデメリットがあります。発表する中身や伝え方も重要になるため、参加者のより興味のあるポイントやテーマの把握が可能となりました。

 

■展示会に代わる施策を

通常の複合大型イベントでは、スポンサーが多数出展し、新規リード獲得や自社の商品PRのための施策が目白押しになります。今回のようなオンライン開催となる場合、スポンサーにとっての商談の機会がなくなってしまうという懸念がありました。バーチャル展示会やオンラインマッチング等も主流になってきていますが、予算や会期までのスケジュールによっては、そのような環境設計が難しい場合もあります。そこで、今回は、オンライン上にスポンサー特設ページを開設し、当日、実際のイベント会場で展示予定だった商品に関するページを掲載し、そこから直接問い合わせや商談につなげられるような導線設計を行いました。

 

■問い合わせ窓口の自動化

急遽オンライン開催へ変更した場合は、すでに登録していた方から、閲覧環境含む多数の問い合わせが事務局に殺到し、その対応業務だけで逼迫してしまい、本来のオンライン開催に向けた準備業務を圧迫してしまう懸念がありました。そこで弊社では、WEBサイト上に想定質問に対し自動で回答できるチャットBOXを搭載し、一般的な質問に対しては、WEBサイト上で解決できる仕組みにしました。よくある質問ページを掲載するイベントも多いかと思いますが、そこに行きつく前に電話やメールで問い合わせされるケースも多いため、トップページにポップアップで知りたいことを選択し、回答が表示される形式を導入しました。おかげで、問い合わせ数削減に大いに貢献でき、滞りなくイベント準備を行うことができました。

 

昨今の状況下で、私たちJTBコミュニケーションデザイン(JCD)は少しでもリスクを避け、通常に近い形で目的を達成できる環境を作れるよう、主催者の立場に立って模索し、日々進化する努力を続けています。お客様のイベント種別や目的により、対応方は多岐にわたりますが、長期に渡り準備を重ねてきた主催者様のご意向に最大限こたえられるよう、急ピッチで環境整備と新たな取り組みやインプットに努め、お客様の課題解決に取り組んでいます。

 

関連セミナー

ニューノーマル 集えない今、イベント担当者が押さえるべきオンラインイベントのあり方~テクニカル編~

リアルイベントの代用だけで終わらせない効果的なオンラインイベントとは。長年にわたりオンラインイベントの運営を手掛けてきたイベントのプロフェッショナルが、​ハイブリッドイベントを見据えた実践的なオンラインイベントの “How to” をデモをまじえながらお伝えします。

※当イベントは終了いたしました。7月中旬にオンデマンドによる再配信を予定しています。

・開催日時:2020年6月11日(木)15:00~16:00(オンライン開催)