表彰式を開催するメリットとは？基本的な流れと成功させるためのポイントを紹介

社員・チームの功績を称えるイベント

表彰式とは、その名前の通り「好成績を残した人・チームを表彰する式」です。

従業員のモチベーション向上に向けた社内イベントの一環として導入されるケースが多く、昨今では企業マネジメントの観点から欠かせないものとなりつつあります。

また、表彰式の内容は多種多様であり、営業部門・マーケティング部門など、企業活動に照らし合わせた視点から表彰されます。企業によっては、企業理念に即したオリジナルの表彰制度を設けているケースもあります。

表彰を受けた社員・チームがさらなる業績の向上を図ろうと邁進するだけでなく、式典という形にすることで他の社員にもモチベーションの伝播が期待できます。

会社からダイレクトに社員を評価する機会

従業員に対する社内イベントは、社員総会をはじめとして多くあります。数ある社内イベントの中でも、表彰式は会社がダイレクトに社員を評価する場となる点が大きな特徴です。

業績に対する評価は昇給や賞与といった形でも現れていますが、表彰式という形で大々的に社員を称賛する場を設けることで、表彰された社員の意欲をさらに向上できます。

また、活躍した社員を表彰することが主目的でありつつも、表彰することで従業員にどのような変化が生じるのか、従業員が何を感じ取るのかを意識しているケースは非常に多いです。

表彰式という形で従業員一人ひとりに働き方を見つめ直すきっかけにもなり、企業と従業員の信頼関係醸成の場としての機能も有しているといえます。

モチベーションの向上

表彰式を開催するメリットは、表彰式参加者のモチベーションを高められる点にあります。

大々的に称賛する場を用意することで、従業員にとっての表彰式が名誉ある、誇り高き場であると認識されるようになります。

そして、表彰を受けた従業員にしてみると、「また表彰してもらえるように頑張ろう」とモチベーションを高める機会となります。

さらに、表彰を受けられなかった従業員も表彰者の姿を見ることで「今度は自分が表彰されるように励もう」と意欲を高めることも十分に期待できます。

式典という形にすることで、参加者すべてのモチベーションに大きな影響を及ぼせるのは表彰式の強みだといえるでしょう。

エンゲージメントの向上

エンゲージメントとは、企業の目指す姿・理念を従業員が理解すると共に共感し、その実現に向けて自ら貢献しようとする意欲の程度を示した言葉です。

表彰式では、どのような基準で従業員を評価したのかが示されながら進行されるため、会社が在りたい姿のために従業員に求めていることを伝えることができます。

さらに、表彰されることで従業員は企業のために貢献できたのだと実感を持つことができ、チームとして表彰された場合には共に働いてきた仲間に対して愛着や誇りを抱くようになります。

企業から従業員への理念の共有、組織に対する帰属意識や愛着の向上、成功に向けた行動意欲の向上を一挙に図ることができるのも、表彰式の強みだといえます。

コミュニケーションの活性化

企業規模が大きくなると部署が細分化され、勤務地も多様になります。すると、同じ会社で働いているといっても、関わる機会の少ない部署が現れるようになります。

規模拡大に伴った仕方のない弊害だともいえますが、従業員それぞれが自分と異なる部署への理解を怠ってしまっては、企業組織としての結束力が揺らいでしまいます。

表彰式を導入すれば、普段あまり意識することのない他の部署を知る機会を従業員に提供できるため、従業員が互いに理解を深める機会となります。

また、他部署への関心が高まることで従業員同士でのコミュニケーションが図られる可能性も高まり、部署単位ではなく、企業という規模での結束力を強化することも期待できます。

開会の言葉

はじめに、表彰式の開会を宣言するための挨拶が行われます。挨拶を担当するのは、企業の役員といったように、組織内で上の立場にある人が執り行うのが一般的となっています。

後の進行である社長・代表の挨拶と比較して内容はシンプルにまとめたもので良いとされていますが、挨拶担当者が決定次第、事前に開会宣言の依頼をしておくことが望ましいです。

また、開会式を始める際の演出として、会場音響やスライド映像などを活用して、これから表彰式が執り行われることを従業員に認知してもらいやすいようにすると良いでしょう。

受賞者の発表・表彰

開会宣言の後に、表彰式の目玉である受賞者の発表と表彰へと移行します。

受賞者を発表する際、司会進行役の人は単に受賞者の名前を読み上げるのではなく、表彰されるに至った理由を簡潔に説明することが重要です。

これは、労働基準法第89条の定めにより、表彰の種類及び程度に関する事項を就業規則に記載することが義務付けられているためです。

この他、事前の確認事項として、賞の名称や受賞者の名前に誤りがないかをきちんと確認しておくと不要なトラブルを回避することにつながるでしょう。

受賞者の挨拶

受賞者への表彰が行われた後、受賞者に今の心境や今後の抱負等を含めた挨拶をしてもらいます。

表彰は従業員個人に行われるケースと部署などのチームに対して行われるケースがあります。全体のタイムスケジュールを考慮して、代表者に挨拶をしてもらうのか、受賞者全員に挨拶を行ってもらうのかを決めておくようにしましょう。

受賞者挨拶のポイントとして、受賞者へ紹介のタイミングや進行の流れを事前に伝えておくとスムーズに進行できます。

社長・代表の挨拶

受賞者挨拶の次に、社長・代表から挨拶を行ってもらいましょう。

表彰のタイミングで簡潔に労いの言葉を掛けているケースが多いですが、代表挨拶という形であらためて従業員一同を労い、今後の企業の方針やビジョンについてのスピーチをしてもらいます。

表彰式では慣例的なものとして、どのような企業の場合にも社長・代表挨拶が組み込まれていますが、式の日取りが決まったら、事前に挨拶をお願いしたい旨のお伺いを立てるようにしましょう。

祝辞

表彰式の開催にあたり、来賓を招いている場合や外部から電報が寄せられている場合、代表挨拶の後に祝辞をいただいたり、電報の内容紹介が実施されます。

こちらは社外の方を対象としたものであるため、自社の従業員への対応以上に厳重な管理が必要です。

特に、来賓の会社名や代表者名は間違えることのないように事前にきちんと確認し、正式名称で発表するようにしましょう。

また、事前の準備として、自社の代表や従業員への連絡よりさらに時間的な余裕を持って、挨拶の依頼等を実施するように心掛けることが重要です。

閉会の言葉

最後に、閉会の言葉を述べてもらい表彰式は終了です。司会進行役の人が取りまとめたり、社内で上の立場にある人に閉会の言葉を述べてもらうのが一般的となっています。

社内の代表者に閉会の挨拶を依頼する場合には、式典を振り返っての想いや来賓への謝辞を述べてもらうように事前にお願いしておくことを推奨します。

時間的な効率を重視した場合には、司会進行役による取りまとめの方が簡潔に済ませられるケースが多いため、全体のタイムスケジュールを考慮して閉会の挨拶の形式を決定すると良いでしょう。

タイムスケジュールを確認する

表彰式は、従業員をはじめとした多くの人の時間を拘束するものです。

そのため、限られた時間内に完遂できるように、プログラムの内容とタイムスケジュールを確認することは必須事項です。

特に、表彰の種類や受賞者の人数が多くなると、登壇・降壇の移動時間や受賞者の紹介、挨拶の時間とボリュームが膨らみやすくなります。

受賞者の人数に合わせて代表者のみに挨拶を行ってもらう、あらかじめスピーチの所要時間を共有しておくなどの工夫を取り入れるようにしましょう。

台本を準備しておく

プログラム内容やタイムスケジュールを把握しながら円滑な進行を行えるように、表彰式の数日前までに司会役用の台本を用意しておきましょう。

プログラムの内容や司会進行役のセリフだけでなく、表彰者の登壇・降壇の順番、表彰者の紹介のタイミングなど、関係者がどのように動くのかを記載しておくと、司会役も本番のイメージを持ちやすくなります。

また、入念に準備を行ってもアクシデントが発生してしまうことも多々あります。たとえアクシデントがあったとしても、進行のベースとなる台本があれば臨機応変に対応しやすくなるでしょう。

設備・機材のチェックをしておく

表彰式で用いる投影機材や照明・音響設備などが、きちんと使えるかを確認しておくのが重要です。

当日のプログラムの内容に照らし合わせて、どのタイミングでどの設備を使えば良いのか、万が一トラブルが起きた際の対処方法など、本番を想定したシミュレーションをしておきましょう。

近年ではオンラインによる遠隔での表彰式を実施しているケースも増えつつあり、そのような場合には通信環境もチェックしてください。

立ち位置・席次を確認しておく

表彰式で誰がどの席につくのか、登壇時にどこに立ってもらうのかをあらかじめ共有しておきましょう。

関係者の会場入り後に着席にもたついたり、登壇後に立ち位置の調整をしたりすると進行が遅れてしまいます。

事前の共有に加え、当日は案内役も配置しておくことが重要です。

盛り上げるタイミングを逃さない

表彰者が受賞することを誇りに思えるように、他の参加者が自分も表彰を受けたいと思えるようにするには、プログラム全体の演出も欠かせません。

演出のために、投影機材や照明・音響設備をどのタイミングで活用するのかを綿密に計画するようにしましょう。

受賞者の登壇時に、受賞者のお気に入りの楽曲を流すといった演出は、モチベーションを高める施策としておすすめです。

また、各設備だけでなく、司会進行の話し方ひとつでも会場の盛り上がりをコントロールできます。

大勢の前でも堂々と振る舞えるように、司会者には当日のイメージを綿密に練ってもらうようにしましょう。